Blog

Que usted sea agente independiente o que tenga un equipo completo, dirigir su propia empresa puede parecer a veces un ciclo de nunca acabar de documentos, tareas y comunicaciones.

Afortunadamente, existe una herramienta para casi todo lo que pueda imaginarse, y las operaciones comerciales no son la excepción. A continuación, encontrará siete herramientas simples y comprobadas que permitirán a cualquier empresario simplificar sus operaciones, desde la gestión de proyectos y el mercadeo hasta las finanzas y el papeleo, ahorrando así valioso tiempo y dinero.

1. Coordine sus proyectos

Toda empresa, cualquiera que sea su talla, tiene a menudo dificultades con la gestión de proyectos, el establecimiento de las prioridades y la coordinación de las tareas.

Trello es una versátil herramienta de colaboración en línea que le permite a usted (y a su equipo) no solamente supervisar y priorizar las tareas importantes, sino también administrar los pequeños detalles y asignar responsabilidades. Gracias a la opción gratis y a la opción pagada de la aplicación para escritorio o dispositivo móvil, Trello constituye la herramienta de gestión de proyectos (¡y de lista de cosas por hacer!) perfecta tanto para empresarios independientes como para equipos.

Precio: Opciones pagadas desde $9,99 hasta $20,38 por mes

Ensayo: No tiene versión de ensayo, pero existe una versión gratis

2. Ahorre tiempo mediante modelos y automatización

Promoción por blog, propuestas o creación de enlaces: existe una plétora de herramientas que le ayudan a ahorrar tiempo en sus ventas y en hacer su promoción.

Una herramienta como Pitchbox viene a ayudar aquí integrándose a su cuenta de correo electrónico y a sus contactos para enviar sus campañas de comunicación. Mitad herramienta de gestión de correos electrónicos y mitad sistema de gestión de clientes existentes, Pitchbox administra su campaña de promoción apareando las respuestas entrantes a su mensaje a las oportunidades, lo cual le permite priorizar sus respuestas.

Pitchbox cuenta también con un proceso de seguimiento automatizado, el cual le permite configurar reglas y mensajes destinados a aquellos que no responden a su contacto inicial. Al priorizar y eliminar el tedioso proceso de seguimiento, usted tiene más tiempo para concentrarse en los otros asuntos de su negocio, con la plena seguridad de que sus campañas de promoción y comunicación están en marcha.

Precio: Con previa solicitud

Ensayo: Es posible reservar una demostración

3. Conserve todos sus documentos en línea

Otra brillante herramienta digital es Google Suite, conocida también como G Suite. Esta incluye no solamente su Gmail y funciones de calendario como Google Docs, Google Sheets y Google Slides, sino que usted también puede aprovechar la sofisticación de Word, Excel y PowerPoint sin tener que pagar el precio elevado de estos.

En la nube y en formato digital, sus documentos procesados mediante estos programas se graban automáticamente a medida que usted teclea, reduciendo así el tiempo que toma estar grabando constantemente y organizando el historial de versiones. (¡Y adiós a los cambios perdidos que no alcanzó a grabar!)

Google Drive almacena todos estos documentos en un lugar seguro. Accesible desde todos sus aparatos, usted puede incluso invitar a otros a que colaboren con la elaboración de estos documentos, rastrear cambios y compartir con otras personas. Con Google Drive, ya no es necesario tener copias impresas y las diferentes versiones de varios colaboradores, lo cual hace ahorrar valioso tiempo de administración.

Precio: Desde $6 hasta $25 mensuales por usuario

Ensayo: 14 días

4. Centralice su mercadeo

Si bien es cierto que las redes sociales son cruciales para sus ventas y su estrategia de mercadeo destinada a hacer contactos de venta o a hacer conocer su marca, también es esencial utilizar una herramienta de gestión de contenido. La organización y publicación de contenido orgánico en tres o cuatro plataformas cada semana puede requerir muchísimo tiempo, y eso sin incluir el tiempo dedicado a la creación de contenido publicitario adicional.

Loomly es una innovadora herramienta de gestión de redes sociales que no solo le permite organizar su contenido y mantener todos sus canales sociales bajo control, sino que además da trucos para crear sus anuncios, como ideas, temas y consejos de optimización, además de ofrecer una función de previsualización.

Gracias al patrocinio de publicaciones y a la segmentación del público en Facebook disponibles dentro de la misma herramienta (!adiós Facebook Business Manager!), Loomly constituye un recurso útil de colaboración que le permite ahorrar tiempo en actividades de mercadeo.

Precio: Desde $20 mensuales

Ensayo: 15 días

Artículo relacionado: ¿Está usted a penas incursionando en el campo de las redes sociales y no está seguro por dónde empezar? Encuentre unas estrategias inteligentes para redes sociales aquí. 

5. Automatice sus reportes

Los reportes son cruciales para su rol de empresario, ya que estos le proporcionan una visión completa de su negocio. Para sus reportes de mercadeo, financieros o de su flujo de caja, es indispensable que usted tenga implantados los sistemas adecuados para definir rápidamente sus prioridades como empresario. Es posible que usted también quiera evaluar la eficacia de su estrategia social, así como también el crecimiento y compromiso en cada plataforma.

Una herramienta como DashThis incluye reportes claves tales como vistas de conjunto de los canales, tableros periódicos y tableros de las campañas que permiten monitorear la eficacia de cualquier campaña. Gracias a la utilización de widgets y modelos, esta herramienta le permite personalizar sus reportes de redes sociales y compartir los datos con sus colaboradores o clientes.

Precio: Desde $33 mensuales

Ensayo: 15 días

6. Elévese muy alto con reportes automatizados

Si usted vende productos, la aplicación Kyte es un excelente recurso para la producción de reportes automatizados. Como empresario, usted debe saber qué se vendió, cuáles son los productos que mejor se venden, sus ingresos y, desde luego, sus ganancias.

Kyte le ofrece un tablero, para el aparato que usted escoja, el cual es fácil de entender y viene con intuitivos y detallados reportes. Esta aplicación también sirve de sistema de punto de venta (PDV) y de catálogo en línea para sus clientes.

Precio: Versión profesional: $4.99

Ensayo: No tiene versión de ensayo, pero existe una versión gratis

¿Cómo puede hacerlo usted? ¿Como usted, el pequeño empresario, puede obtener victorias en los motores de búsqueda, en su flujo de contactos de venta y en sus fuentes de ingreso cuando se enfrenta a competidores de talla? Si sigue con dedicación los siguientes 10 consejos, usted encabezará las listas junto con aquellos gigantes de la industria como nunca se imaginó que fuera posible. ¿Está listo para soñar en grande? ¿Tiene puestos sus pantalones de resolución de problemas? ¿Ya ensilló su actitud resolutiva y positiva? Pues bien, ahora manos a la obra.

Redacte contenido constantemente, con el soporte de una estrategia de optimización para motores de búsqueda (SEO).

Ya nos ha oído pregonar la importancia de la creación de contenido, pero escribir en un blog no es suficiente para vencer a sus principales competidores. Usted debe comprometerse a crear contenido de manera constante, como un reloj, y esto debe estar propulsado por una intencionada estrategia SEO. Usted debe dedicar tiempo a la búsqueda de palabras claves que sean importantes para tener como objetivo al utilizar herramientas de búsqueda por palabras claves como HubSpot’s Keyword Grader o Google’s Keyword Tool. También, debe enfocarse en frases con palabras de «cola larga» (long tail), las cuales constituyen un 70 % del tráfico orgánico de búsquedas y son menos competitivas, permitiéndole así superar en rango a sus competidores por una cantidad enorme de palabras claves de cola larga que atraigan en realidad tráfico calificado en lugar de un pequeño puñado de términos de encabezado que tardarán meses y meses, e incluso años, en mostrar resultados en ambos motores de búsqueda y, por consiguiente, en sus ganancias.

Utilice el PPC estratégicamente.

Lo anterior no quiere decir que no haya ciertos términos de cola larga sorprendentes para los cuales a usted le gustaría posicionarse o que no haya algunos términos de encabezado que tengan un impacto extremadamente positivo para su negocio. Escoja los términos que usted no puede ganar en un combate orgánico y que sean realmente importantes para usted y para sus beneficios, y vaya tras esas campañas de pago por clic (PPC). Sí, eso cuesta dinero, pero si se trata de palabras claves generadoras de ingresos, entonces esta es una forma rentable de empezar a hacer añicos a la competencia y de expandir al mismo tiempo su negocio.

Adquiera un mejor control de sus análisis de mercadeo de atracción.

Esto le permitirá tomar sabias decisiones sobre los aspectos a los que debe dedicarles su tiempo, identificar cuáles son las tácticas de mercadeo y venta que están funcionando, entender cuáles objetivos son realistas y cuáles son descabellados (sin embargo ¡le recomendamos encarecidamente que defina algunos objetivos dramáticos!) y, por último, saber qué medidas puede tomar para alcanzar dichos objetivos. Una buena comprensión de sus análisis de mercadeo de atracción le hará generar cada vez más contactos de venta, saber a cuál contenido el público responde, ver cómo su estrategia de palabras claves progresa, saber qué tanto esfuerzo es necesario para conseguir un contacto de venta y un cliente, y saber cuáles contactos de ventas y cuáles clientes son los más valiosos.

Sea un ágil agente de mercadeo de atracción.

Armado de los conocimientos que vienen con la comprensión de sus análisis, usted tiene el poder de hacer mejoras constantes y reiteradas. Una de las ventajas que usted tiene sobre las grandes corporaciones es no tener la carga burocrática (comparativamente, por lo menos). Eso significa que usted puede moverse rápido. Utilice herramientas de ensayo A/B para experimentarlo todo con su mercadeo. Esto le permitirá obtener los datos que necesita para saber qué está funcionando y qué no con su público, y mejorar poco a poco diariamente.

Tenga una personalidad de redes sociales.

Como ya lo hemos discutido, las grandes corporaciones tienen por lo general burocracia y una serie de reglas bien establecidas que son difíciles de hacer a un lado. Esto da como resultado políticas sobre las redes sociales que pueden hacer que el esfuerzo sea todo menos social, justamente. Usted puede esquivar ese obstáculo y utilizar las redes sociales para lo que estas han sido creadas, es decir para los seres humanos. Socialice. Sea amigable y servicial. Hable como le hablaría a cualquiera en la vida real. Establezca su voz en línea de manera genuina y animada de tal modo que la gente acuda a usted en manadas. Estas son las características de las estrategias sociales de mayor éxito, además de ser toda una ventaja que tiene usted frente a los gigantes de la industria.

Reconocer y corregir sus puntos débiles.

Si usted trabaja en una pequeña o mediana empresa, es probable que tenga muchos roles, pero que no todos sean su fuerte. A pesar de todos sus conocimientos del mercadeo de atracción, siempre hay puntos débiles. Identifíquelos, evalúe qué tanto es bueno invertir en ellos y pague para contratar talentos o para comprar herramientas que le sirvan para satisfacer esta necesidad. Es una inversión que vale la pena hacer para concentrar sus propios talentos en donde mejor conviene y dejar que los demás hagan lo mismo.

Invertir tiempo cada día en aprender algo nuevo.

Así es como permanecerá en la avanzadilla y se convertirá en un líder de pensamiento, sin importar la talla de su empresa. Que sea durante el almuerzo, en cualquier momento durante su jornada de trabajo o simplemente escuchando podcasts durante sus desplazamientos, invierta tiempo cada día en aprender algo no solamente sobre el mercadeo de atracción sino sobre su industria. Este mundo se mueve rápido, y aquellos que no están a la altura día tras día se quedarán rápidamente atrás.

Reserve tiempo para crear su lista de suscriptores.

Es tanto lo que usted puede hacer para cultivar sus contactos de ventas mediante una lista de suscriptores u opt-in. Esto significa reservar tiempo para crear páginas de destino de ataque con formularios, crear contenido extraordinario para abandonar esos formularios y perfeccionar continuamente su estrategia de mercadeo por correo electrónico de tal manera que usted sepa qué tipo de información sus contactos de venta necesitan y en qué momento. A medida que su lista de correos electrónicos de suscriptores aumenta y que usted mejora sus tácticas para cultivarlos, verá como su ciclo de ventas es más corto y sus ingresos por cliente son mayores, como resultado de una mejor educación precompra.

Invierta en la tecnología adecuada.

La tecnología y la automatización ayudan a trabajar mejor y más rápidamente. Si ese no es un argumento lo suficientemente vendedor, sepa que sus grandes competidores están probablemente usando la tecnología y la automatización en su mercadeo, que no lo están haciendo precisamente bien. Eso significa que usted tiene la oportunidad de implementar un software de mercadeo de atracción y herramientas de automatización de forma correcta e inmediatamente desde el principio. Así, le quedará tiempo libre para hacer cosas que necesitan una atención personal, como crear contenido, interactuar en las redes sociales y analizar los datos.

Ofrezca un producto y un servicio legítimamente bueno.

Nunca pero nunca sacrifique esto. Pregonamos sin cesar la calidad del contenido, pero dicha calidad se extiende a todas las facetas de su negocio. Contrate a las personas más inteligentes. Ofrezca el mejor servicio al cliente. Sea honesto con los consumidores acerca de que lo que puede y no puede hacer por ellos. Si usted guarda siempre esto en mente, formará un base de clientes leales que harán el mercadeo por usted y le serán siempre fieles, permitiéndole así lograr con el tiempo un crecimiento sostenible.

¿Cómo planea seguir siendo competitivo o sobrepasar a sus competidores este año?

Como empresario, uno de los dilemas más inesperados y complicados es el del autosalario (pagarse a sí mismo), y en algunos casos, saber si se debe incluso tener un salario. Parece muy claro ¿verdad? Después de todo ¿quién no necesita que le paguen?

Pero los empresarios de experiencia que desean expandir su compañía y ven el éxito a largo plazo pueden sentir una enorme presión para volver a invertir cada dólar ganado en su empresa.

Entonces ¿cómo tomar una decisión sensata?

A pesar de las preocupaciones o inquietudes generadas por el hecho de pagarse un salario, en realidad es bueno para su empresa si usted se paga primero un sueldo. A continuación, le damos cinco consejos para ayudarle a guardar la calma, pagarse su sueldo oportunamente y expandir su empresa:

1. Yoga para empresarios

¿Qué tienen en común su ingreso y el yoga? Ambos son excelentes formas de reducir el estrés y mejorar su calidad de vida. El hecho de pagarse primero un sueldo crea una red de protección para el futuro en caso de que surjan sorpresas o gastos personales imprevistos, sin mencionar la tranquilidad que brinda. Además, recibir una remuneración, así sea pequeña, puede representar un incentivo enorme para un empresario y es fuente de motivación en tiempos difíciles. ¿Otra ventaja del autosalario que a menudo se pasa por alto? Esto le demuestra a los prestamistas, inversionistas y compañías de financiamiento que su empresa es seria, estable y dedicada.

2. Sea consciente de sus gastos

Que usted se pague primero o de ultimas, debe elaborar con antelación un plan de remuneración que cubra sus gastos. Algunos empresarios se atribuyen un modesto programa de remuneración para subsistir, mientras que otros se darán un salario alto para vivir la vida de sus sueños. Cualquiera de estas dos opciones es válida, siempre que las cifras correspondan a las finanzas y objetivos de su empresa. No olvide utilizar un presupuesto de flujo de caja como punto de partida para calcular qué tanto dinero puede ser transferido de su empresa a su cuenta bancaria.

3. Adquiera criterio conociendo su valor de mercado

A medida que evoluciona su empresa, usted tendrá que reajustar los presupuestos para nuevos gastos e ingresos, lo cual también puede modificar la parte que puede potencialmente llevarse a la casa. Es muy útil dar un vistazo al salario en un mercado equitativo comparable para su puesto, de tal modo que pueda ver en donde se ubicaría usted si se pagara un sueldo siendo empleado. Por supuesto, los empresarios vienen generalmente con mucha experiencia, tienen muchos roles y trabajarían por tres, de modo que esto sirve solamente de guía general.

4. Medite (con su contador)

Una vez que haya verificado que su presupuesto le permite pagarse un salario, es hora de mirar cómo estructurar las cosas. Dos de los métodos de pago más frecuentes que utilizan las pequeñas empresas son: un salario, en el que una suma determinada se paga cada mes con retención de impuestos, y un retiro, que es esencialmente una «comisión» con base en los beneficios de la empresa. Cada método de pago tiene sus ventajas y desventajas, y un contador con experiencia puede ayudarle a decidir cuál le conviene más en su caso. Su contador también puede explicarle las implicaciones fiscales de ambos métodos, tanto a nivel personal como de la empresa.

5. Esté al tanto superando los problemas de nómina

¿Qué pasa cuando sus clientes pagas su factura tarde o si hay un retraso inesperado? Usted puede verse tentado a sacrificar primero su propio ingreso y mover de un lado para otro el capital de su empresa. Pero una manera provechosa de evitar esta situación es teniendo un flujo de caja previsible y congruente, sin importar cuándo o cómo se facture y se reciba el pago de las facturas. Herramientas de financiamiento alternativo, como el factoraje, le permitirán vender sus facturas, recibir el dinero más rápido y adquirir esa predictibilidad de flujo de caja que es tan necesaria.

El acceso al factoraje es generalmente más fácil, comparado con los tradicionales préstamos bancarios; el factoraje ofrece además mucha flexibilidad, lo cual es casi imposible tener con otros modos de financiamiento. Por ejemplo, utilice el factoraje solamente durante los meses en que lo necesita, en lugar de comprometerse con un plan de reembolso de varios años que permanecerá allí mucho tiempo después de que haya pasado la crisis de flujo de caja.

Dar ese gran paso y pagarse primero su salario puede parecer abrumador o una fuente de estrés, pero no tiene que ser así. Solo se requiere un poco de planificación, la elaboración de un presupuesto y la ayuda de sus socios de confianza, y logrará encontrar esa dosis zen en su empresa.

Para aquellos empresarios que buscan otras buenas ideas para hacer que su negocio sea zen, conozca los aspectos sobre la relación entre éxito y fracasos empresariales o sobre cómo aumentar la satisfacción de sus clientes.

 

¿Alguna vez se enfrentado a un problema estresante sin hacer nada para arreglarlo, simplemente porque tenía miedo de equivocarse? Claro que sí…a todos nos ha pasado. Pero ¿si esa situación estresante estaba relacionada con el flujo de caja de su empresa? No hacer nada podría de hecho conducir al fallecimiento de su empresa.

Sin embargo, «la buena fortuna favorece a los valientes» y, para aumentar el flujo de caja, las empresas deben a menudo hacer algo diferente para cerrar la brecha.

Superar con astucia los problemas de flujo de caja (mediante una mejor planificación del presupuesto)

Cuando atraviese una crisis financiera (o si desea ser proactivo y evitarla), es importante saber en primer lugar cuánto tiempo le durará la liquidez de la que dispone.

Un presupuesto de flujo de caja es la respuesta para usted, ya que este le muestra cuánto dinero está entrando y saliendo en una empresa. El objetivo es que su flujo de caja sea positivo; es decir que su empresa tenga más dinero entrando que saliendo en determinado momento.

Preparar un presupuesto de flujo de caja le ayudará a:

• Prever y preparar escaseces previsibles
• Mostrarles a sus acreedores y prestamistas el estado de la tesorería de su empresa
• Priorizar gastos importantes para asegurarse de que, incluso en caso de dificultad o pérdida, haya suficiente dinero para cubrir los gastos esenciales
• Analizar lo que está causando escaseces, como los cambios de temporada, con el fin de administrar mejor el dinero en el futuro

¿Nunca ha elaborado un presupuesto? No hay ningún problema. Aprenda a crear un presupuesto de flujo de caja siguiendo estos siete pasos.

Si usted elabora su presupuesto de flujo de caja y descubre que se aproxima un déficit, ¿entonces qué debe hacer? El truco es actuar antes de que el problema pase a mayores…

Anticipar el estrés

Un ejemplo para ilustrar esto: imagínese que una empresa de zapatos ha entrado en una crisis de flujo de caja. Dicha empresa fabrica y vende mercancía al por mayor a distribuidores y revendedores, y aunque las ventas son buenas, la empresa debe frecuentemente esperar el pago al cabo de su plazo de 90 días. Luego de haber repetido este proceso con varios pedidos grandes y de haber soportado retrasos en los pagos, la empresa de zapatos se ha quedado sin liquidez a la mano, y sin inventario.

Obviamente, este vacío en el flujo de caja produce un efecto dominó en toda la empresa, ya que no es posible aceptar nuevos pedidos (lo cual implica pagar proveedores y empleados) ni expandir las operaciones. Entonces ¿qué hace la empresa mientras espera que se le pague?

El factoraje es una alternativa que le permite a una empresa vender efectivamente sus facturas no pagas a un tercero, conocido como factor o cesionario. El cesionario paga entre 70 y 85% del importe de la factura por una venta y luego le cobra el pago directamente al cliente de la empresa de zapatos. Esto le permite producir más zapatos, facturar más y hacer crecer la empresa a pesar de la espera de los pagos.

¿Necesita un repaso antes de asumir el costo del negocio? ¿Cómo ayuda el factoraje? Haga un rápido repaso de los elementos esenciales de esta solución con Fundamentos del factoraje.

La serenidad ahora: Presupuesto y factoraje hacen una pareja perfecta

Cuando usted combina el presupuesto de flujo de caja y el factoraje, entonces puede empezar a avanzar dejando atrás la crisis de flujo de caja. Al hacer previsiones con meses de anticipación, las empresas pueden predecir el momento en el que sus egresos empezarán a sobrepasar sus ingresos y, de esta manera, tomar las medidas necesarias para utilizar el factoraje de facturas con antelación.

Esto permite tener el control de la situación, en lugar de esperar a que un cliente pague (lo cual a veces no es seguro). Como el factoraje le permite a una empresa predecir de manera fiable los ingresos de dinero, se puede planificar mejor el futuro mientras se construye un historial de crédito con proveedores y bancos. A su vez, su empresa puede también efectuar pagos a tiempo, seguir aumentando sus ventas, mostrar más ingresos en sus registros y, por último, aumentar su capacidad de conseguir financiamiento adicional para una expansión a largo plazo.

Explore la manera de conseguir al socio de factoraje adecuado como medida posible para solucionar sus problemas de flujo de caja. Descargue la Guía del factoraje de facturas.

Entender las tarifas del factoraje de facturas, los costos ocultos y lo que pagará realmente.

Los problemas de flujo de caja son algunos de los mayores obstáculos a los que se enfrentan las empresas en expansión. Una solución práctica para resolver un problema de flujo de caja es el factoraje, el cual ha surgido como alternativa flexible para remplazar a los bancos cuando las empresas necesitan conseguir liquidez fácil y rápidamente. Pero ¿cuál es el costo del factoraje?

¿Qué implica el nombre?: Explicación de las tarifas del factoraje de facturas

Una serie de diferentes elementos tendrá un impacto en la tasa del factoraje que determinada empresa obtiene, pero en general la tasa tiende a variar entre el 1 % y el 5 % por 30 días. Algunos de los elementos que influyen en dicha tasa son:

• El volumen de facturas
• La calidad y solvencia de su cliente
• Los días que las facturas permanecen pendientes
• La industria

Los avances van en general del 70% al 90%. La diferencia entre sus costos, la taza y el avance también determinará cuánto dinero adicional recibirá usted una vez que se reciba el pago de la factura.

No todo lo que brilla es oro: Tarifas ocultas y cómo evitarlas

También es importante averiguar qué otras tarifas vienen con el factoraje, sobre todo si se tiene en cuenta que estas varían según la compañía. Algunos de los «suplementos» frecuentes que las compañías pueden cobrar incluyen:

• El examen de su solicitud
• La apertura de cuenta
• Las transferencias bancarias
• Las llamadas y consultas

Afortunadamente, toda compañía que se respete será transparente en cuanto a sus tarifas desde el comienzo, de tal modo que usted no tenga sorpresas desagradables. Evite cualquier compañía de factoraje que no le diga cuánto es la tarifa y por qué se cobra.

Tres preguntas esenciales qué hacerle a la compañía de factoraje

Existen preguntas útiles que usted puede hacerle a un socio potencial de factoraje de facturas. Estas son:

1. ¿Cuánto tiempo lleva en este negocio?
2. ¿A qué industrias les presta servicios?
3. ¿Puedo escoger las facturas o los clientes o tengo que someter todas mis facturas al factoraje?

Las respuestas a dichas preguntas le ayudarán a evaluar si el socio de factoraje le conviene o no a su empresa. Pero existen muchas otras preguntas que usted debe hacer…

Descubra cuáles son exactamente y las repuestas que debe obtener antes de firmar un contrato. Acceda ahora mismo a la «Guía del factoraje de facturas».