A conference

7 formas rápidas de prepararse para una conferencia (y de destacarse entre la multitud)

Prepare for a conference

Usted se ha inscrito a un evento, ha reservado su vuelo y ha programado el tiempo en su calendario. Todo está listo ¿verdad? No completamente. Aún hay ciertas cosas que podrá hacer la próxima vez para prepararse para una conferencia.

Que usted esté buscando una nueva oportunidad de negocios, adquiriendo inventario, aprendiendo sobre herramientas de comercio o exponiendo en un stand de la sala de exposiciones, hay mucho para lo que usted se puede preparar que le ayudará a aprender más y a establecer buenas conexiones. Lo más importante es que se destacará entre la multitud y logrará concluir negocios.

Estas siete tácticas tendrán un gran impacto.

1. Defina un objetivo para la conferencia

 prepare for a conference set goals

Tiempo necesario: Entre 15 y 30 minutos

Asista a la conferencia con un objetivo. ¿Qué busca lograr? ¿A quién desea conocer? ¿De qué forma este evento está asociado a la visión de conjunto de la estrategia para su empresa?

Ponga por escrito estos objetivos, y si está asistiendo a la conferencia con otras personas, asegúrese de que todos estén en sintonía. Del mismo modo en que un piloto necesita un mapa y dispositivos de navegación, usted necesita objetivos que lo mantengan bien encaminado.

2. Prepare con anticipación sus tarjetas de presentación

Prepare for a conference business cards 

Tiempo necesario: 10 minutos

Personalice un juego de tarjetas de presentación antes de hacer sus maletas. Si usted está a cargo de un stand, anote el número de su stand o su ubicación, junto con el nombre de la conferencia en el respaldo de sus tarjetas. Así, las personas podrán encontrarlo fácilmente si se las encuentra mientras no está en su stand, podrán recordarlo de regreso a casa y actualizar sus contactos.

Si su campo son las ventas, podría ofrecer un descuento «exclusivo» para participantes de la conferencia o una oferta de productos anotándolos en el respaldo de su tarjeta. O simplemente anote su objetivo de base, por ejemplo «buscar formas de mejorar nuestra automatización en la fabricación». Su tarjeta tendrá inmediatamente más valor.

3. Conéctese a las redes sociales antes de irse

 Prepare for a conference social media

Tiempo necesario: 30 minutos

Verifique el horario y la página Web de la conferencia. Si hay conferencistas importantes, proveedores en particular y expertos de la industria que asistirán, conéctese con ellos en línea.

Lo más apropiado es empezar por LinkedIn y Twitter. Las personas con influencia y los conferencistas importantes aparecerán por lo general en la lista de la página Web del evento, de modo que no dude en contactarlos y hacerles saber que está muy ansioso de asistir a su presentación. Mencione que espera poder saludarlos durante el evento; esto lo preparará para una conversación familiar en persona cuando llegue al evento. Esta es una forma útil de romper el hielo.

4. Empiece a programar reuniones

 Prepare for a conference meetings

Tiempo necesario: 1 hora

El tiempo es una necesidad hoy en día, y los asistentes mejor preparados programan sus reuniones y preparan sus agendas con anterioridad. Prepárese un poco y enfóquese en los asistentes con quienes debe encontrarse absolutamente; luego, contáctelos para programar una reunión.

Añada todas sus reuniones a su agenda y bloquee espacios de tiempo para reservar reuniones a la improvista. Programe también sus encuentros claves y sesión de grupo en un calendario que se sincronice con su teléfono inteligente. Así tendrá una agenda personalizada y lista que podrá consultar en cualquier momento.

5. Instale la aplicación LinkedIn en su teléfono

 Prepare for a conference LinkedIn

Tiempo necesario: 3 minutos

Si aún no lo ha hecho, descargue la aplicación LinkedIn y conéctese de tal modo que esté listo. Esta es una de las formas más sencillas de conectarse con las personas en el momento mismo y constituye, a veces, un remplazo para el intercambio de tarjetas de presentación.

En la conferencia, simplemente agregue los nuevos contactos que haya conocido a LinkedIn. Esto demuestra que usted se compromete activamente y que está interesado en establecer una relación mutuamente benéfica, o simplemente le permite confirmar que se está conectando con el contacto correcto. Esta sencilla táctica representará un punto de seguimiento mucho más fluido y le dará una ventaja para poder mantener la relación después de la conferencia.

6. Infórmese acerca de la ciudad

 prepare for a conference boston

Tiempo necesario: Entre 15 y 30 minutos

Si se dirige a un lugar que es nuevo para usted, averigüe la historia de la ciudad, sus principales atracciones, los datos curiosos y algunas trivialidades poco conocidas. ¿Por qué? Además de permitirle encontrar un excelente restaurante en su tiempo libre, es un punto de partida perfecto para una conversación o para romper el hielo con los nuevos contactos.

No cabe ninguna duda de que usted conversará con algunas personas y que entablará conversaciones informales, sobre el centro de conferencias, por ejemplo, el hotel, su lugar de procedencia y si tiene planeado hacer algo más mientras se encuentra en la ciudad. Tener un dato curioso le permitirá mantener animada su conversación, le proporcionará un tema de conversación para sacar del bolsillo y, lo más importante, hará de usted alguien memorable.

7. Perfeccione su discurso de elevador

 Prepare for a conference elevator pitch

Tiempo necesario: 30 minutos

Usted ha definido unos objetivos claves, es un experto en su campo y conoce el valor que puede aportar a los demás. Empaque esos tres elementos en una intervención de 30 segundos que pueda repetir fácilmente cuando establezca nuevos contactos.

Cuando prepare su discurso, mire desde el punto de vista de su audiencia, la cual se preguntará «¿qué valor me puede aportar esta nueva persona?». Responda a esa pregunta en su discurso de elevador, manteniéndolo sucinto y llamativo. La gente se dará cuenta inmediatamente de lo que usted puede ofrecer y querrá saber más.

 

Siga estos consejos y estará preparado para sacarle el mayor provecho a su conferencia, estableciendo contacto con nuevos clientes potenciales y ayudándole a su empresa a crecer gracias a esos nuevos contactos.

 

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