A conference

Sept étapes rapides pour se préparer à une conférence (et se démarquer)

Prepare for a conference

Vous vous êtes inscrit à l’événement, vous avez réservé votre vol et prévu du temps libre dans votre calendrier. Vous en avez terminé avec les préparatifs, n’est-ce pas? Pas tout à fait. Il y a en effet des choses simples et rapides que vous pouvez faire dès maintenant pour mieux vous préparer à la conférence à venir.

Que vous soyez à la recherche d’une nouvelle occasion d’affaires ou de fournisseurs pour vous approvisionner, que vous souhaitiez apprendre des choses sur vos outils de travail ou que vous prévoyiez tenir un kiosque dans un salon d’exposition, il y a énormément plus à faire pour vous préparer, afin d’en apprendre davantage et de tisser des liens avec les bonnes personnes. Plus important encore, vous sortirez du lot, et cela peut vous aider à conclure des marchés.

Les sept étapes suivantes auront un grand impact sur votre expérience.

1. Fixez un objectif pour la conférence

 prepare for a conference set goals

Temps requis : 15 à 30 minutes

Allez à la conférence avec un but précis. Que souhaitez-vous accomplir? Qui voulez-vous rencontrer? Quel sera le lien avec la stratégie globale de votre entreprise?

Notez ces objectifs, et si vous assistez à la conférence avec d’autres personnes, assurez-vous d’être tous sur la même longueur d’onde. Tout comme un pilote a besoin d’une carte et d’outils de navigation pour arriver à bon port, ces objectifs vous permettront de garder le cap.

2. Préparez vos cartes de visite

 Prepare for a conference business cards

Temps requis : 10 minutes

Personnalisez un lot de cartes de visite avant de faire vos bagages. Si vous avez un kiosque, inscrivez son numéro ou son emplacement, ainsi que le nom de la conférence au verso de votre carte. Les gens pourront ainsi vous trouver plus facilement si vous les rencontrez en dehors du kiosque, et ils se souviendront de vous lorsqu’ils mettront leurs contacts à jour à leur retour.

Si vous travaillez dans la vente, vous pourriez offrir un rabais « offert exclusivement aux participants à la conférence » ou inscrire une offre de produit au verso de votre carte. Ou encore, écrivez simplement votre objectif de base comme « Cherche à améliorer l’automatisation de nos processus de fabrication ». Votre carte sera instantanément considérée comme ayant plus de valeur.

3. Connectez-vous sur les médias sociaux avant de partir

 Prepare for a conference social media

Temps requis : 30 minutes

Consultez l’horaire et le site Web de la conférence. Si des conférenciers d’honneur, des fournisseurs particuliers et des experts de l’industrie sont présents, communiquez avec eux en ligne.

Les meilleurs endroits où commencer sont LinkedIn et Twitter. Les influenceurs et les conférenciers principaux seront habituellement inscrits sur le site Web de l’événement, alors n’hésitez pas à communiquer avec eux et à leur dire que vous avez hâte d’assister à leur séance. Mentionnez que vous espérez les saluer pendant l’événement, ce qui vous permettra d’avoir une conversation décontractée en personne lorsque vous serez sur place. Cela peut être utile pour briser la glace.

4. Commencez à organiser des réunions

 Prepare for a conference meetings

Temps requis : 1 heure

Le temps sera une denrée précieuse à la conférence, et les participants les mieux préparés organiseront des réunions et planifieront leur emploi du temps. Faites un peu de travail à la maison pour cibler les participants à rencontrer absolument, puis communiquez avec eux pour organiser une réunion.

Ajoutez toutes vos réunions à votre calendrier et incluez des blocs de temps consacrés à des réunions impromptues. Inscrivez également les présentations de vos conférenciers principaux et vos ateliers préférés directement dans un calendrier qui se synchronise avec votre téléphone intelligent. Vous disposez maintenant d’un calendrier personnalisé et prêt à l’emploi que vous pouvez consulter à tout moment.

5. Ajoutez l’application LinkedIn dans votre téléphone

 Prepare for a conference LinkedIn

Temps requis : 3 minutes

Si ce n’est pas déjà fait, téléchargez l’application LinkedIn et ouvrez une session afin d’être fin prêt. C’est l’un des moyens les plus faciles de se connecter avec les gens en temps réel. Parfois, cela remplace même l’échange de cartes de visite.

Pendant la conférence, ajoutez simplement de nouvelles connexions à LinkedIn lorsque vous rencontrerez les gens en personne. Cela montre que vous êtes véritablement intéressé, que vous souhaitez établir une relation mutuellement bénéfique, en vous permettant en outre de confirmer que vous établissez une connexion avec la bonne personne. Cette petite tactique fera en sorte que le suivi avec toute personne rencontrée sera beaucoup plus transparent, et vous aurez une longueur d’avance pour instaurer une relation continue après la conférence.

6. Renseignez-vous sur la ville

 prepare for a conference boston

Temps requis : 15 à 30 minutes

Si vous allez dans un endroit que vous ne connaissez pas, faites des recherches sur l’histoire de la ville et ses principales attractions. Découvrez des faits amusants et des anecdotes peu connues. Pourquoi? En plus de trouver un bon restaurant à fréquenter pendant les temps libres, c’est un excellent moyen d’amorcer la conversation ou de briser la glace avec de nouvelles connaissances.

Vous discuterez certainement à bâtons rompus avec les gens au sujet du centre de conférence, de l’hôtel, de l’endroit d’où vous venez et des autres choses que vous ferez pendant votre séjour. Les détails intéressants et intrigants rendront votre conversation vivante. De plus, vous aurez un sujet de discussion en réserve et, plus important encore, cela vous rendra mémorable.

7. Perfectionnez votre argumentaire éclair

 Prepare for a conference elevator pitch

Temps requis : 30 minutes

Vous vous êtes fixé des objectifs clés, vous êtes un expert dans votre domaine et vous connaissez la valeur que vous pouvez apporter aux autres. Condensez ces trois éléments en un énoncé de 30 secondes que vous pouvez facilement répéter lorsque vous rencontrez de nouvelles personnes.

Mettez-vous à la place de vos interlocuteurs au fur et à mesure que vous développez cet argumentaire éclair. Ils se demanderont : « Quelle valeur cette personne peut-elle m’apporter? » Répondez à cette question dans votre argumentaire de façon succincte et audacieuse. Les gens verront instantanément ce que vous pouvez offrir et voudront en savoir davantage.

Suivez ces étapes et vous serez prêt à tirer le meilleur parti de votre expérience à la conférence, à établir des liens avec de nouveaux clients potentiels et à contribuer à la croissance de votre entreprise grâce à ces nouveaux contacts.

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