Time management tips

Need more time? Get these 5 quick time management tips

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Time management tips

Whether you own your own business, freelance or work for an employer, your productivity often carries significant weight in your career and income success. Learn to maximize your schedule each day, and achieve your goals with time management tips.

The following is a look at five of the most important time management strategies to reach your highest daily productivity levels.

1. Prioritize High-Value Tasks

Successful professionals are usually creative people with vision. If that’s you, it’s likely that you want to accomplish more each day than time and practicality allow. Sound familiar? There’s an easy escape, and it’s relatively simple.

Step one is to prioritize critical tasks in your calendar, which helps you achieve the greatest benefits from the time you do have. As you contemplate which tasks to rank at the top of your list, focus on the impact to your bottom line and your personal satisfaction. Ideally, spend more of your time on high-value tasks that you give you great personal satisfaction when you complete. Then delegate the smaller and less enjoyable activities, or figure out ways to eliminate them altogether.

2. Minimize Your To-Do List

A to-do list is an important time-management tool because it helps you identify tasks and create an order for their completion. To streamline your workday, complete the quick and easy tasks right away to avoid building up your list. As soon as you cross a couple lines off your list, you’ll be mentally in the groove to keep going. Then start to tackle the bigger items by aiming for at least one major task before lunch and one after.

But a word of warning – don’t get too carried away with the small tasks. From a psychological standpoint, piling little items on your day increases the likelihood that you will feel overwhelmed. If it takes almost as long to record the task than it does to do it right away, just cut to the chase and get it done immediately.

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3. Plan Ahead

Know what you want to accomplish at the start of each workday. Depending on when your mind works best, you could start your morning early or prepare your to-do list at the end of each day.

If you try to think of things to do one at a time, you slow down your productivity because you aren’t able to ramp up to full speed. Instead, use a tasks list in your email software like Outlook tasks, or try an online task list that syncs with your phone and tablet, like Any.do or an even more robust platform such as ClickUp.

4. Include Your Breaks and Non-Work Activities

Finding balance in your daily schedule is an important, often overlooked factor in entrepreneurial efficiency. This point is especially true if you work from home. Integrate your work, individual and family responsibilities into your plan.

Specific to your work regimen, plan in time for breaks so you aren’t stuck at the desk all day. Taking periodic breaks to move around and refresh yourself helps you sustain adequate energy. Scheduling rests helps keep you fresh and mentally looking forward to breaks in the day, as opposed to developing a tendency to routinely distract yourself from work that needs to be completed.

5. Turn Off All the Notifications

Ever catch yourself reaching for your phone with no real purpose? Our phones have turned into the biggest distraction and time vampire of the modern age – and the constant notifications aren’t helping.

It’s time to cut them from our workday. That means turning off or muting any non-critical app notifications like Facebook, Instagram, games, weather and sports updates. Without the constant pings telling you about a friend’s status update, the latest scores and reminders to play your daily Lumosity game, you’ll be less inclined to check your phone and then waste more time staring at your screen without a purpose.

Business critical apps and functions like your email, calendar, Slack, text messages, phone calls and even What’s App (if you use it to collaborate with team members) can be left on so you don’t miss out on important events and conversations. But cutting the mental clutter of all the countless other notifications will help you break away from that phone addiction.

Bonus tip: Schedule your tasks and stick to the plan

If you’re a natural planner, you’ll find this tip very easy to stick to. However, if you’re struggling with time management, odds are you’re likely to benefit from having a predetermined schedule. You can start by writing down your tasks, block time to work on them, and get cracking.

These agenda and schedule templates from HubSpot will help you organize your commitments, meetings, employees’ schedules, and skyrocket your productivity.

Time Management Tips Take-Away

Take the time to implement these five primary time management tips into your daily routine and you’ll be amazed at the difference in what you can accomplish. New habits take as much as three weeks to become part of your natural routine and prove effective. But you will never regret working hard at improving your time management and productivity.

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¿Necesita más tiempo? Aprenda estos 5 trucos rápidos de gestión del tiempo

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Que usted tenga su propio negocio, que sea trabajador independiente o que trabaje como empleado, su productividad ejerce a menudo un peso considerable en su carrera, sus ingresos y su éxito. Aprenda a maximizar su calendario cada día y a cumplir con sus objetivos con trucos de gestión del tiempo.

A continuación, encontrará cinco de las estrategias de gestión del tiempo más importantes para alcanzar sus niveles óptimos de productividad diaria.

1. Priorizar las tareas de alta importancia

Los profesionales de éxito son generalmente personas creativas y de visión. Si usted es una de esas personas, es probable que quiera lograr cada día más cosas de las que el tiempo y la viabilidad lo permiten. ¿Le suena familiar? Existe una escapatoria fácil y relativamente sencilla.

La primera etapa es priorizar las tareas críticas en su calendario, lo cual le ayuda a sacar el mayor partido del tiempo del que dispone. Cuando contemple qué tareas encabezarán su lista, concéntrese en el impacto de estas sobre sus ganancias y satisfacción personal. Idealmente, pase más tiempo en aquellas tareas de alto valor que le proporcionen gran satisfacción personal una vez terminadas. Luego, delegue las actividades más pequeñas y menos agradables, o encuentre formas de eliminarlas completamente.

2. Reduzca al máximo su lista de cosas por hacer

Una lista de cosas por hacer es una importante herramienta de gestión del tiempo, ya que esta ayuda a identificar las tareas y a crear un orden en el que se llevarán a cabo. Para simplificar su jornada de trabajo, realice las tareas rápidas y sencillas inmediatamente para evitar que se acumulen en su lista. Tan pronto como tache algunas líneas de su lista, se sentirá mentalmente motivado para continuar. Luego, ataque los elementos más grandes intentando al menos realizar una tarea importante antes del almuerzo y otra después.

Pero cuidado: no se entusiasme demasiado con las pequeñas tareas. Desde un punto de vista psicológico, acumular pequeñas actividades en su día aumenta la probabilidad de que se sienta abrumado. Si se demora casi el mismo tiempo anotando la tarea que el que se tarda en hacerla inmediatamente, vaya la grano y hágala de una vez.

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3. Planear con anterioridad

Sepa qué es lo que quiere lograr al terminar cada día de trabajo. Dependiendo del momento en el que su mente funciona mejor, usted podría empezar su mañana temprano o preparar su lista de cosas por hacer al terminar el día anterior.

Si trata de pensar en las cosas por hacer una a la vez, reducirá su productividad ya que no es capaz de acelerar a su máxima velocidad. En lugar de ello, utilice una lista de tareas en su software de correos electrónicos, como las tareas de Outlook, o ensaye una lista gratuita en línea que se sincronice con su teléfono o tableta, por ejemplo Any.do o Wunderlist.

4. Incluya sus descansos y actividades no laborales

Hallar un equilibrio en su agenda del día es un factor importante de la eficiencia empresarial, que a menudo se pasa por alto. Este punto es aún más cierto si usted trabaja en casa. Integre sus responsabilidades laborales, individuales y familiares en su plan.

En cuanto a su régimen laboral se refiere, planee tiempo para tomar descansos de manera que no permanezca frente a su escritorio todo el día. Tomar descansos periódicos para moverse y refrescarse le ayudará a mantener una energía adecuada. Programar descansos permite mantenerse fresco y esperar con ansias los descansos del día, al contrario de desarrollar una tendencia a distraerse sistemáticamente del trabajo que debe terminarse.

5. Desactive todas las notificaciones

¿Alguna vez se ha sorprendido a usted mismo buscando su teléfono sin un verdadero motivo? Nuestros teléfonos se han convertido en la principal distracción y en los vampiros de tiempo de la era moderna, sin hablar de las constantes notificaciones que no ayudan para nada.

Es hora de eliminarlas de su jornada laboral. Esto significa desactivar cualquier aplicación no importante como Facebook, Instagram, juegos y actualizaciones del tiempo y los deportes, o activar su función de silencio. Sin los pings constantes informándole sobre el nuevo estatus de algún amigo ni los últimos puntajes y avisos para jugar su Lumosity cotidiano, tendrá menos tendencia a revisar su teléfono y, por consiguiente, a desperdiciar tiempo mirando la pantalla sin motivo alguno.

Las aplicaciones y funciones importantes para su negocio como su correo electrónico, su calendario, Slack, los mensajes de texto, las llamadas e incluso What’s App (si la utiliza para colaborar con miembros de su equipo) pueden permanecer activas. Así no se perderá los eventos y conversaciones importantes. Eliminar el desorden mental acarreado por el sinnúmero de notificaciones le ayudará a deshacerse de esa adicción al teléfono.

Recordatorio de trucos para la gestión del tiempo

Tómese el tiempo para implementar estos cinco trucos principales de gestión del tiempo en su rutina diaria. Ya verá la diferencia en todo lo que llevará a cabo. Todo nuevo hábito se tarda hasta tres semanas en convertirse en parte de su rutina natural y en probar su eficacia. Pero usted nunca se arrepentirá de haber trabajado duro para mejorar su gestión del tiempo y productividad.

Haga crecer su empresa, llene las expectativas de sus clientes o de su jefe, alcance sus metas profesionales y gane el mejor ingreso posible.

 

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Financiamientos Recientes – Marzo 2018

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Repairing car

Performance Repair Services

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La tormenta perfecta

Incluso los empresarios con la mejor comprensión comercial afrontan dificultades cuando trabajan en el volátil sector de la energía. Pero para aquellos que no tienen ninguna base en negocios, navegar en este terreno incierto puede ser sumamente estresante.

Esa fue la lección que tuvo que aprender a la dura Brett Haskill cuando su compañía de reparación automotriz, Performance Repair Services, empezó a reparar motores diésel para plantas eléctricas. Con más de 20 años de trayectoria en el negocio, esta empresa familiar tenía una enorme experiencia en reparación y mantenimiento de una amplia variedad de motores, generadoras y bombas, entre otros. Como resultado, se acogió muy bien el nuevo servicio que la empresa ofrecía. Desafortunadamente, debido a la incertitud del sector energético, la compañía nunca sabía cuándo, o si, sus clientes pagarían sus facturas, lo cual se convirtió en un problema más grave cuando el sector del petróleo y gas se vino abajo en el 2014, afectando a empresas relacionadas con la energía, como es el caso de Performance Repair Services.

Para colmo, no solamente Performance Repair Services afrontaba serias dificultades de flujo de caja como resultado de la inconsistencia de sus cuentas por cobrar, sino que además Haskill se vio forzado a comprarle, repentinamente, su parte a su socio comercial menos de dos años después de que los dos hubieran adquirido una nueva empresa. El momento no podía ser peor, y como resultado, durante el verano del 2017, la empresa se vio en serios problemas financieros.

«No tenía suficiente capital para hacer funcionar mi empresa. La expansión comercial proyectada fue abandonada y yo le debía al banco más de un millón de dólares, de modo que ellos no estaban interesados en ayudarme ni en lo más mínimo».

~ Brett Haskill, Presidente de Performance Repair Services

Sin embargo, justo un poco antes de que la bancarrota empezara a parecer la única opción viable, el banquero local de Haskill le recomendó que contactara a Liquid Capital.

Un salvavidas tan necesitado

Haskill había utilizado los servicios de una compañía de factoraje años antes, con resultados terribles, a falta de mejor calificativo. De manera que cuando su banquero le sugirió que mirara si Liquid Capital podría ayudarle a salvar a su empresa en dificultades, Haskill se mostró escéptico, y con toda razón. No fue sino hasta que otras dos personas le sugirieran que hablara con la compañía que finalmente se decidió a tomar el teléfono.

«Liquid Capital pareció encajar perfectamente desde el principio. No solamente me ofrecieron la mejor estructura de tarifas, sino que además se mostraron realmente dispuestos a trabajar conmigo en un momento en el que otros prestamistas estaban aterrorizados del sector energético. Fue un mate,» explica Haskill.

También le gustó la idea de que Liquid Capital ofreciera un seguro crediticio, de tal manera que, si uno de sus clientes no pagaba su factura, él estaría cubierto y recibiría el rembolso de hasta un 90% del monto de la factura. Esto representó una ventaja particular para Performance Repair Services, que había sufrido pérdidas por aproximadamente 15.000 dólares a causa de las malas cuentas de los dos años anteriores.

Dispuesta a cambiar esa situación, Performance Repair Services entró en un acuerdo de factoraje con Liquid Capital, vendiendo todas sus cuentas por cobrar a la compañía. Luego, utilizó el dinero para financiar sus costos de mano de obra, aumentar el inventario y pagar impuestos atrasados. Esencialmente, el capital inyectado le permitió a Performance Repair Services ponerse en pie y retomar su trayectoria de expansión inicial.

«Antes yo detestaba la facturación porque enviaba todas mis facturas y cruzaba los dedos para que me pagaran. Ahora, recibo el pago de mis facturas el día en que las envío, de modo que tengo el control de mi flujo de caja y puedo concentrarme en hacer crecer mi negocio».

~ Brett Haskill, Presidente de Performance Repair Services

Navegar sin tormentas

Desde que Performance Repair Services se asoció con Liquid Capital el verano pasado, la empresa ha visto un gran aumento de sus ingresos y Liquid Capital está ahora financiando el doble de las sumas que financiaba hace apenas unos pocos meses, sin contar que las facturas llegan a menudo varias veces por semana. Con el sector energético emergiendo de su recesión, Haskill cree que este buen viento está apenas comenzando.

«Sinceramente, por fin está empezando a ponerse mejor. Muchas de las empresas petroleras y de gas están cambiando sus portafolios para invertir ahora mismo en energías y formas de generación eléctrica limpias, lo cual está resultando provechoso para nuestra empresa,» afirma Haskill.

Tener un mayor control de sus cuentas por cobrar le ha permitido a la compañía emprender proyectos mucho más ambiciosos que antes, con la seguridad de saber que cuenta con el capital para cubrir la mano de obra, las piezas y otros costos necesarios para cumplir con sus compromisos. Como resultado, Performance Repair Services está creciendo a gran velocidad, y Haskill ha renovado la pasión por su empresa.

«Liquid Capital salvó a mi empresa de la bancarrota poniéndome en una mejor posición financiera para ir tras nuevas oportunidades. Recientemente empecé a trabajar con una empresa americana, vendiendo un sistema de nueva generación que puede hacer crecer mi negocio de manera exponencial en los próximos dos años,» dice Haskill. «Ya estamos trabajando en un importante contrato de servicio para un nuevo cliente por un beneficio bruto de 1.5 millones. De hecho, ahora afluyen nuevos clientes con regularidad».

Ahora que el estrés de la facturación es un lejano recuerdo, Performance Repair Services planea mantener su relación con Liquid Capital por un buen tiempo.

«Mi experiencia deja muy claro que Liquid Capital está dispuesta a trabajar con personas comunes y corrientes que afrontan dificultades con sus empresas, pero que tienen ambiciones y desean alcanzar el éxito. Gracias a ellos, mi compañía ahora navega a su velocidad de crucero».

~ Brett Haskill, Presidente de Performance Repair Services

Get more accomplished

21 maneras efectivas de realizarse cada día más

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Get more accomplished

¿Cuáles son los secretos de los mejores personajes del mundo de los negocios para ser ultra productivos? ¿Cómo parecen encajar tan bien cada día, semana y año para realizarse aún más que el empresario común? La respuesta se halla en las pequeñas tareas que realizan para permanecer concentrados en los objetivos, prioridades y resultados que los lleven a un nivel superior cada día.

Aquí están 21 de los mejores trucos que han permitido a empresarios y a hombres y mujeres de negocios de élite ubicarse en los más altos ámbitos.

1. Realizarse más con lo último en listas de cosas por hacer

Elabore una lista principal de cosas qué hacer, no una serie de listas distintas en múltiples formatos y lugares. Siga una lista, idealmente en línea, que se sincronice en todos sus dispositivos y que esté a su disposición cuando no esté en línea, de manera que, incluso cuando no tenga acceso al Wi-Fi, usted pueda seguir haciendo ajustes a su lista de tareas.

2. Prepararse todas las noches

Comience por plantearse tres preguntas la noche anterior para el día siguiente: 1) ¿Qué será lo primero en lo que trabaje mañana? 2) ¿Qué realización espera lograr durante el día? 3) ¿Qué debe terminar mañana, con prioridad? Las respuestas deben alimentar su lista de cosas qué hacer.

3. Su rutina es primordial

Establezca un ritual diario. Por ejemplo, usted puede empezar su día preparándose un café, poniendo música instrumental y leyendo su periódico favorito en línea. Luego, pase a la tarea más crítica del día. Usted puede decidir que, hacia el mediodía, almuerza y sale a caminar 15 minutos, y de regreso a casa, puede escuchar el último podcast de su lista.

4. Aprender a medida que se avanza

Hablando de podcasts, escucharlos durante el trayecto hacia o desde el trabajo es una excelente forma de investigar y aprender. Pero no desperdicie ese tiempo en Google o Candy Crush, cuando podría utilizarlo en algún tipo de formación profesional o mejorando alguna habilidad. Escuchar podcasts como HBR Ideacast y Outside In le hará pensar para tomarle ventaja a la competencia.

5. Programar una hora de intensidad

Programe una «hora de intensidad» para los primeros 60 minutos de cada mañana, en la que trabaje con aplicación y sin interrupciones en la tarea más importante de su lista. Evite mirar su correo electrónico y hacer pequeñas tareas que puedan hacerlo desviarse de su rumbo por el resto del día.

6. Satisfacer el estómago

Nunca ignore los rugidos de su estómago. Esto no significa que deba satisfacer cada antojo de golosinas; simplemente asegúrese de alimentarse bien durante las comidas a lo largo del día. Trabajar todo el día sin comer puede ser el golpe final a la productividad, de modo que programar las comidas en su calendario puede constituir también una agradable notificación.

7. Alejarse para recargarse

Haga un par de mini pausas durante el día, así solo sea alejarse de la computadora diez minutos o ir a darle la vuelta a la manzana caminando. Acostúmbrese a hacer pausas programándolas en su calendario o utilizando una aplicación para hacer el seguimiento de sus horas y, si es posible, notificarle cuando necesite hacer una pausa.

8. El correo electrónico puede ser su peor enemigo

Impóngase una estrategia de gestión de correos personales en la que defina momentos precisos en su calendario para verificar su correo electrónico y no pase más tiempo del que ha reservado a esta tarea. Lea sus correos por orden de prioridad y utilice el teléfono para las emergencias en lugar de recurrir a los mensajes escritos.

9. Hora de organizar

Organice su espacio de trabajo. No es necesario que este esté tan limpio como una oficina de sala de exposición, pero su espacio debe estar ordenado y despejado, lo cual le ayudará a concentrarse en las tareas del momento. No hay nada más estresante que buscar sin descanso útiles de oficina, archivos de trabajo o un teléfono cuando se necesita que las cosas se hagan al instante.

10. Cero distracciones

Cuando esté en modo trabajo de verdad, cierre cualquier navegador de Internet, o programa de correo electrónico o de software que lo pueda distraer. O por lo menos, minimice las ventanas en la pantalla de su computadora para que no ceda a la tentación de hacer clic en otro lugar.

11. Una recompensa «social»

Trate a las redes sociales como una recompensa. Como es fácil dejarse distraer por los atractivos titulares y notificaciones de su teléfono, desactívelos y guarde las cosas divertidas para después de haber llevado a cabo una tarea. Entonces, cuando termine una tarea importante, puede recompensarse con su distracción favorita, como mirar un rápido vídeo de un minuto protagonizado por un lindo gatito. Pero asegúrese de cerrarlo una vez terminada la recompensa, para que pueda continuar con la productividad.

12. Una tarea a la vez

Deje de tratar de hacer mil tareas a la vez. Los estudios muestran que esto puede en realidad hacer que se preste menos atención y se dificulte recordar información. Puede que tenga la impresión de hacer más, pero en realidad lo que esto puede hacer es disminuir su rendimiento.

13. Diga «no» simplemente

Contrariamente a lo que usted tal vez siempre ha pensado, no es de mala educación decir «no» a las tareas que pueden entorpecer su productividad. Es posible que usted quiera ayudar a los demás con sus solicitudes, pero a veces dichas solicitudes se deben declinar para poder terminar su propio trabajo. Al decir «no», usted puede liberarse más adelante para hacer algo a lo que realmente quiera decir «sí», lo cual será mucho más gratificante a largo plazo.

14. Como en Costco con su calendario

Programe franjas horarias para trabajar en tareas por grandes cantidades. Como le sucede a mucha gente, hay días en los que se pasa tan rápido de una tarea a otra que no se tiene la oportunidad de profundizar en ninguna de ellas. En lugar de esto, programe varias franjas horarias de trabajo en un segmento de dos horas al día, durante las cuales pueda trabajar sin interrupción.

15. Reducir las tareas de poco valor

Las personas altamente productivas son fieles al principio de Pareto, según el cual 80% de sus resultados provienen del 20% de su esfuerzo. La clave es determinar en qué se invierte el otro 80% de su esfuerzo, y luego delegar, borrar y reducir sistemáticamente esas tareas de su calendario de tal modo que su día tenga mayor valor.

16. Horas del día de mayor impacto

Determine su ritmo de productividad, es decir el momento del día en el que su impacto es mayor. Las personas pueden clasificarse en tres categorías: el arrasador matinal, el peso pesado del medio día o el búho ninja. Descubra cuál es usted y programe sus tareas de acuerdo con esto.

17. Siempre mirar hacia los objetivos

Nunca pierda de vista sus objetivos a largo plazo. Muy a menudo, nos movemos de una cosa a otra tratando de pasar el día. Pero al integrar sus objetivos anuales en todas sus reuniones y actividades, estará más preparado para reducir las actividades innecesarias y mantener a sus equipos (y a usted mismo) enfocados en las verdaderas prioridades.

18. Habilidades, prioridades y positivismo

A medida que las nuevas tareas se acumulan, vuelva a definir las prioridades rápida y fácilmente. El truco es darle a cada tarea una calificación de A, B o C (o 1, 2, 3, si lo prefiere). Las tareas con A tendrán la mayor prioridad siendo estas sus tareas más importantes; de este modo, si llega otra tarea B y usted está trabajando en una A, esa nueva tarea B puede esperar. Al contrario, si aparece otra tarea A, más vale atacarla.

19. Haga que las reuniones cuenten

Asegúrese de que sus reuniones sean eficientes y de que cada minuto valga la pena, de lo contrario estas no justifican el tiempo que usted les dedique y deberá suprimirlas de su calendario. Cada reunión debe incluir un orden del día con objetivos claros. Programe además las reuniones menos importantes para la segunda mitad del día; así, tendrá más tiempo en la mañana para cumplir con responsabilidades más centrales.

20. Tardes de marcha rápida

Una hora y media antes de terminar su día laboral, usted tiene la oportunidad perfecta para darle un empujón a su productividad y ponerla en marcha rápida. Organice sus asuntos verificando su correo electrónico y sus carpetas de borradores, y terminando esos últimos mensajes; luego, cierre completamente su bandeja de entrada. Así entonces, durante esa última hora, podrá trabajar sin absolutamente ninguna distracción.

21. Los 10 finales antes de ser libre

Los últimos 10 minutos de su día pueden prepararlo para ser más productivo al día siguiente. Asegúrese de haber terminado su lista de cosas por hacer, organice su espacio de trabajo, cierre todas las aplicaciones y programas (incluyendo su teléfono) y luego haga una descarga cerebral durante la que anote todo lo que quedó pendiente en su cabeza para que pueda irse a casa con menos peso en los hombros y disfrutar su noche.