Externalisez ces deux tâches pour acquérir une liberté incroyable

Pour de nombreux propriétaires d’entreprise, les tâches administratives représentent un lourd fardeau qu’ils traînent comme un boulet.

Pourtant, c’est un fait : les entreprises se développent par la croissance, et non en réduisant le rythme de leurs activités (ou leurs effectifs). Dans ce contexte, peu d’entreprises démontrent une tendance naturelle à croître. En effet, elles sont souvent trop occupées par un flot incessant de tâches administratives et autres activités internes. Rappelons que seulement 4 % des entreprises américaines enregistrent des ventes annuelles qui dépassent un million de dollars…

La pente est encore plus longue à gravir pour les petites et moyennes entreprises qui ne disposent pas d’un personnel dédié au soutien administratif. Sur les 27 millions d’entreprises en activité aux États-Unis, 21 millions d’entre elles sont des sociétés individuelles ne comptant aucun employé! Parallèlement, moins de 700 000 comptent 20 employés ou plus.

Sans personnel sur place pour vous aider avec vos tâches administratives, comment consacrer suffisamment de temps aux stratégies et tactiques qui comptent vraiment pour vos affaires? Mais que diriez-vous si le personnel, l’argent et le temps que vous investissez dans les tâches administratives étaient plutôt réaffectés à l’expansion de votre entreprise?

C’est l’idée derrière l’impartition des tâches administratives. Les principes fondamentaux en sont décrits dans l’ouvrage Scaling Up, qui recommande l’embauche de « super-ressources » pour diriger vos équipes. En choisissant des experts pour s’occuper des tâches administratives (comme la gestion des comptes clients et la paie), vous vous assurerez de disposer du personnel le plus qualifié pour faire le travail, ce qui vous permettra de réduire vos coûts et de libérer des flux de trésorerie.

Impartition des comptes clients et choix d’un partenaire idéal

La facturation et le recouvrement sont des activités extrêmement importantes, mais la paperasse, le dépôt de documents, la gestion des appels et le suivi sollicitent beaucoup les ressources de l’entreprise. Or, l’impartition de vos comptes clients à un fournisseur fiable peut vous assurer de toucher vos paiements à temps (voire d’avance), tout en récupérant le temps précieux que votre personnel consacre aux activités de traitement et de recouvrement des comptes.

Ron Finlayson, chef de la direction et président de E-Systems – un fabricant de matériel électronique à contrat dans le Massachusetts – connaît bien l’importance d’un soutien approprié pour prendre en charge les tâches administratives de l’entreprise.

« Il faut vraiment travailler fort pour décrocher des clients », explique-t-il. « Or, si vous employez la manière forte dans vos activités de recouvrement, vous risquez de perdre en cinq minutes ce qui vous aura pris cinq mois à acquérir. »

Finlayson explique à quel point il est important de savoir qui va parler à vos clients, et comment ces personnes vont gérer de tels échanges. Le ton et la manière doivent être le reflet de votre entreprise. « Si vous voulez éviter la rudesse, il faut vérifier le contenu du message livré et savoir quelle approche est mise de l’avant lorsqu’un client ne peut payer à temps. Cet aspect était très important pour nous, et je suis content de dire que les personnes qui s’occupent du recouvrement chez Liquid Capital sont vraiment sympathiques. »

Pour en savoir plus sur les activités commerciales de E-Systems

Impartition des tâches administratives avec d’autres services

Une société du Minnesota, Ridgeline Manufacturing, vend des produits récréatifs personnalisés en aluminium tels que des élévateurs à péniche, des quais, des remorques et des marches d’accès – un secteur d’activité idéal pour « l’État aux 10 000 lacs ». Cette société a également imparti la perception de ses comptes clients à Liquid Capital dans le cadre d’une solution de financement fondée sur l’affacturage.

Les propriétaires, Nick et Julie Newman, sont en affaires depuis 2008 et utilisent en effet le financement de comptes clients (aussi appelé « affacturage ») pour régler leurs coûts d’exploitation connexes. Ridgeline utilise environ 50 fournisseurs pour achever une seule ligne de produits. Or, ces fournisseurs n’offrent pas tous des modalités de paiement avantageuses, de sorte que l’affacturage est utilisé pour combler l’écart.

Parce que Liquid Capital achète les créances purement et simplement au nom de Ridgeline, elle prend également en charge les activités de recouvrement, ce qui représente un énorme avantage pour l’entreprise.

« Lorsque nous, en tant que fabricant, faisons crédit à nos clients, ceux-ci nous reprochent souvent d’exiger des intérêts », précise Nick Newman. « Mais quand Liquid Capital s’en charge pour nous, les choses se passent différemment. On dirait que, lorsque c’est une tierce partie qui le demande, la chose est jugée plus acceptable par nos détaillants. De plus, la participation de Liquid Capital favorise le recouvrement des sommes qui nous sont dues. »

La société dispose maintenant d’une flexibilité accrue, ce qui lui a permis de signer un contrat avec trois nouveaux détaillants.

Lire toute l’histoire de Ridgeline

Impartition des activités de paie à l’aide d’une équipe spécialisée

La paie représente bien sûr une grosse dépense pour toutes les entreprises, mais songez à ce que les activités liées à la paie vous coûtent chaque semaine. Le temps que vous et votre personnel consacrez au traitement de la paie pourrait certes être utilisé à meilleur escient pour l’élaboration, la mise en œuvre et le financement d’une stratégie d’expansion pour votre entreprise. Ainsi, au lieu de gérer tous les aspects de la paie, vous pouvez vous tourner vers une entreprise qualifiée qui travaillera avec vous et s’occupera de toutes les exigences requises en matière de paperasserie et de dépôt auprès des autorités gouvernementales.

Les conseils suivants vous aideront à choisir un fournisseur pour l’impartition des services de paie de votre entreprise :

• Soyez précis par rapport à vos besoins. Laissez savoir au fournisseur si vous aurez besoin uniquement de services de paie, ou si vous souhaiteriez aussi qu’il s’occupe du régime de retraite et des autres volets de la rémunération des employés.
• Retenez les services d’une équipe d’experts qui se consacrera exclusivement à votre dossier : vous saurez ainsi avec qui communiquer si vous avez des questions ou des préoccupations.
• Optez pour un fournisseur dont la grille tarifaire ne comporte aucune inconnue. Afin de bien apprécier combien l’impartition des services de paie coûtera à votre entreprise, choisissez un fournisseur qui applique une grille tarifaire simple et facile à comprendre.

Enfin, avant de prendre une décision quant à l’impartition de n’importe quel service auprès d’un fournisseur, vérifiez ses références et demandez à d’autres propriétaires d’entreprise de vous relater leur expérience. En y mettant un soin raisonnable, vous trouverez un partenaire qui saura travailler avec vous et votre équipe, et qui vous fera gagner temps et argent à long terme.