21 manières efficaces d’en faire plus chaque jour

Quels secrets les personnalités les plus en vue du monde des affaires détiennent-elles pour être si productives? Comment peuvent-elles abattre autant de boulot chaque jour, chaque semaine et chaque année et en faire plus que la moyenne des professionnels? La réponse se trouve dans les petites tâches qu’elles accomplissent pour rester concentrées sur les objectifs, les priorités et les résultats qui leur permettront de passer au niveau supérieur, jour après jour.

Voici donc 21 des meilleurs conseils qui aident les plus brillants entrepreneurs et l’élite des gens d’affaires à rester au top.

1. Soyez plus productif grâce à une liste de tâches à faire optimale

Créez une liste de tâches principale, et non pas une variété de listes différentes dans plusieurs formats et emplacements. Tenez-vous-en à une liste – de préférence en ligne – qui se synchronise sur tous les appareils et qui reste disponible hors ligne. Ainsi, même si vous n’avez pas accès au Wi-Fi, vous pourrez modifier cette liste.

2. Préparez-vous chaque soir

Commencez votre journée dès la veille en répondant à trois questions pour le lendemain : 1) À quoi travaillerez-vous dès la première heure demain matin? 2) Qu’espérez-vous accomplir durant la journée? 3) Que faut-il achever demain, en priorité? Les réponses à ces questions doivent figurer dans votre liste de tâches à faire.

3. La routine est la clé du succès

Établissez un rituel quotidien. Par exemple, vous pouvez commencer votre journée en vous versant un café, en mettant de la musique instrumentale et en lisant votre journal préféré en ligne. Passez ensuite directement à votre tâche la plus importante de la journée. En milieu de journée, vous pourriez décider de toujours prendre le temps de déjeuner et de faire une promenade de 15 minutes, et sur le chemin du retour à la maison, vous attraperez le dernier balado sur votre liste d’écoute.

4. Apprenez tout en vous déplaçant

Au sujet des balados, le fait d’en écouter pendant vos déplacements entre le domicile et le travail est une excellente façon d’effectuer vos recherches et d’apprendre. Ne perdez pas ce temps précieux avec Google ou Candy Crush quand vous pouvez profiter d’une occasion de vous perfectionner ou d’améliorer une compétence importante. En écoutant des balados comme ceux diffusés par HBR Ideacast et Outside In, vous garderez une longueur d’avance sur vos concurrents.

5. Une heure de concentration par jour

Prévoyez une heure de concentration intense durant les 60 premières minutes de chaque matin – soit une période où vous travaillerez avec assiduité et sans interruption sur la tâche la plus importante de votre liste. Évitez durant cette période de vérifier vos courriels et d’effectuer d’autres petites tâches qui peuvent faire dérailler votre horaire pour la journée.

6. De l’importance d’un estomac bien rempli

Ne négligez jamais un estomac qui gargouille. Ça ne veut pas dire que vous devriez satisfaire toutes vos fringales, mais assurez-vous de manger adéquatement aux repas tout au long de la journée. Travailler du matin au soir avec l’estomac creux peut signer le coup de grâce de la productivité. Au besoin, inscrivez l’heure des repas à votre agenda!

7. Rechargez vos batteries

Faites quelques mini-pauses tout au long de la journée, que ce soit pour vous éloigner de l’ordinateur pendant 10 minutes ou pour faire le tour du pâté de maisons. Créez une « habitude de pause » en les planifiant dans votre horaire ou en utilisant une appli pour suivre vos heures de travail – et éventuellement pour vous indiquer quand une pause est nécessaire.

8. Le courriel peut être votre pire ennemi

Mettez en place une stratégie où vous consacrez certaines heures de votre horaire au traitement de vos courriels – et ne passez pas plus de temps que prévu à cette tâche. Traitez les courriels en fonction de la priorité et tournez-vous vers le téléphone en cas d’urgence, plutôt que de recourir à de longs messages tapés.

9. Mettez de l’ordre dans votre environnement

Organisez votre espace de travail. Celui-ci n’a pas besoin d’avoir l’air aussi impec qu’une salle de montre, mais votre espace doit être bien rangé et dégagé, ce qui vous aidera à vous concentrer sur les tâches à accomplir. Rien n’est plus stressant que de chercher frénétiquement fournitures de bureau, dossiers de travail ou combiné de téléphone lorsqu’on doit faire quelque chose rapidement.

10. Distraction zéro

Lorsque vous êtes vraiment en mode travail, fermez tous les navigateurs Internet, programmes de messagerie électronique ou autres logiciels susceptibles de vous distraire. À tout le moins, minimisez-les à partir de l’écran de votre ordinateur pour vous ôter l’envie de cliquer.

11.Une récompense « sociale » à l’occasion

Traitez les médias sociaux comme une récompense. Il est facile de se laisser distraire par les gros titres et les notifications accrocheuses de votre téléphone, alors fermez le tout et gardez ce contenu en réserve pour vous récompenser lorsque vous aurez accompli une tâche. Ensuite, lorsque vous aurez terminé un travail majeur, vous pourrez vous gâter en vous laissant aller à votre distraction favorite – comme une courte vidéo d’un chat faisant quelque chose de mignon. Assurez-vous de fermer l’écran après cette « récompense » pour rester productif!

12. Concentrez-vous sur une tâche à la fois

Arrêtez d’essayer de faire plusieurs choses en même temps. Des études montrent que cette pratique peut se traduire par une perte d’attention et des difficultés à retenir l’information. Vous aurez peut-être l’impression d’en faire plus, mais en réalité, cela pourrait ralentir votre performance.

13. Apprenez à dire non

Contrairement à ce qu’on vous a peut-être enseigné, il n’est pas impoli de dire « non » à des tâches qui font dérailler votre productivité. Notre premier réflexe est souvent de vouloir aider les collègues, mais il faut parfois refuser une demande pour s’assurer que le travail se fasse. En disant « non », vous pourrez libérer du temps futur pour quelque chose auquel vous voudrez vraiment dire « oui » – ce qui est plus gratifiant à long terme.

14. Regroupez vos tâches

Prévoyez des créneaux horaires pour abattre un grand nombre de petites tâches en même temps. Comme beaucoup de gens, il se peut qu’il y ait des jours où vous passez si rapidement d’une tâche à l’autre que vous n’avez jamais la chance de vous y consacrer pleinement. Au lieu de cela, planifiez plusieurs plages horaires d’une durée d’une à deux heures tout au long de la journée où vous pourrez bénéficier d’une concentration ininterrompue.

15. Réduisez les tâches ayant une faible valeur

Les personnes très productives observent le principe de Pareto – 80 % des résultats peuvent être obtenus grâce à 20 % des efforts. L’important est de savoir à quoi vous devez consacrer ces 80 % restants de vos efforts, puis de déléguer, supprimer ou réduire systématiquement les tâches moins avantageuses de votre emploi du temps pour que votre journée devienne plus productive.

16. Misez sur ces périodes où vous êtes au top

Découvrez votre rythme de productivité, c’est-à-dire le moment de la journée où vos efforts ont le plus d’impact. Les gens peuvent être classés en trois catégories : le besogneur du matin, l’hyperactif du midi, ou le ninja noctambule. Déterminez votre type et planifiez vos tâches en conséquence.

17. Orientez-vous toujours sur vos objectifs

Ne perdez jamais de vue vos objectifs à long terme. Trop souvent, nous passons d’une chose à l’autre en espérant simplement voir arriver les 17 heures. Mais en intégrant vos objectifs annuels dans toutes vos réunions et activités, vous serez mieux préparé à éliminer les activités inutiles et à garder vos équipes (et vous-même) concentrés sur les bonnes priorités.

18. Accordez des cotes de priorité

À mesure que de nouvelles tâches atterrissent sur votre bureau, les cotes permettent de redéfinir vos priorités avec rapidité et facilité. L’astuce est d’attribuer à chaque tâche une cote A, B ou C (ou 1, 2, 3 si vous préférez) où « A » indique la plus grande priorité. Si une nouvelle tâche « B » arrive et que vous travaillez sur un « A », cette nouvelle tâche peut attendre. Mais à l’inverse, si une tâche « A » se présente, il faudra s’en occuper tout de suite.

19. Pour que votre temps de réunion compte

Assurez-vous que vos réunions sont efficaces et qu’elles valent chaque minute investie. Sinon, elles ne sont pas dignes de figurer dans votre emploi du temps et vous devriez les éliminer. Chaque réunion doit inclure un ordre du jour avec des objectifs clairs, et les réunions moins importantes devraient se tenir dans la deuxième moitié de la journée – afin que vous ayez plus de temps le matin pour accomplir vos tâches principales.

20. Pour des après-midis hyper productifs

Une heure et demie avant la fin de votre journée de travail, vous disposez de la fenêtre idéale pour passer à la vitesse supérieure. Mettez de l’ordre dans vos affaires en vérifiant votre dossier de courriels et d’ébauches, en traitant ces derniers messages encore en suspens, puis en fermant complètement votre boîte de réception. Ensuite, votre dernière heure de travail peut être entièrement consacrée au boulot, sans distraction.

21. Les dix dernières minutes avant la cloche

Les 10 dernières minutes de votre journée peuvent vous aider à récolter des lendemains plus productifs. Assurez-vous que votre liste de choses à faire est finalisée, nettoyez votre espace de travail, déconnectez-vous de toutes les applications et programmes (y compris sur votre téléphone), puis effectuez une « décharge cérébrale » – où vous noterez tout ce qui vous encombre l’esprit pour pouvoir rentrer chez vous la tête reposée et profiter de votre soirée.