Toutes les entreprises sont obsédées par les liquidités. En effet, pour rester à flot, elles doivent s’assurer de disposer du capital nécessaire pour s’acquitter de leurs obligations comme le versement des salaires, le paiement des fournisseurs, le remboursement des prêts et les investissements dans l’entreprise.
Comme nous l’avons expliqué dans la première partie, un budget de trésorerie vous indique exactement combien d’argent liquide entre dans les comptes de l’entreprise et combien en sort.
Voici donc les étapes à suivre pour préparer votre propre budget de trésorerie.
1. Trouvez le bon outil
Si vous êtes prêt(e) à vous retrousser les manches, vous vous tournerez peut-être vers un outil ou un logiciel de budgétisation qui peut vous aider à préparer vos prévisions de trésorerie. Sinon, le modèle de flux de trésorerie d’Excel constitue un point de départ simple. En cas de doute, demandez à votre comptable ou à votre aide-comptable s’il ou elle a une recommandation pour assurer la concordance avec vos autres rapports financiers.
2. Fixez un calendrier
Souvent, les budgets de trésorerie sont préparés six mois ou un an à l’avance. Selon que vous prépariez le tout pour vous-même ou dans le but d’obtenir du financement, fixez-vous un calendrier, et soyez prêt(e) à recueillir tous les renseignements nécessaires pour la période couverte.
De nombreuses entreprises font des prévisions mensuelles, mais certaines peuvent avoir besoin de connaître les mouvements de trésorerie selon une cadence plus régulière – hebdomadaire ou bimensuelle.
3. Établissez vos prévisions de ventes
Combien de revenus prévoyez-vous générer au cours de chaque mois? Vous pouvez vous baser sur les mois, années ou prévisions de ventes passés. Ensuite, tracez les prévisions de ventes prévues pour chaque mois de l’année. N’oubliez pas qu’il y aura des fluctuations en fonction des ventes réelles et des changements sur le marché, ainsi que des nouveaux clients qui s’ajouteront à votre liste.
4. Prévoyez les rentrées de fonds
Il s’agit de vos « encaissements », qui comprennent toutes les ventes prévues, tant pour les ventes au comptant que pour les clients qui paient à crédit.
Selon les modalités de paiement que vous offrez à vos clients, vos rentrées de fonds interviendront après la date réelle de vente. Par exemple, si vous vendez pour 10 000 $ le 15 janvier avec une échéance de 30 jours, vous devriez prévoir 10 000 $ dans vos rentrées de fonds de février. Toutefois, si vos clients paient habituellement en retard, vous voudrez peut-être faire preuve de prudence et prévoir cet encaissement en mars.
5. Prévoyez les sorties de fonds
Il s’agit de vos « décaissements », qui comprennent vos frais fixes en fonction des dates de paiement prévues, ainsi que les frais variables éventuels. N’oubliez pas d’y ajouter les dépenses variables comme l’achat d’équipement neuf ou l’embauche de personnel supplémentaire. Veillez à ce qu’elles soient affectées dans le bon mois, ce qui peut dépendre des modalités de paiement et du moment où vous prévoyez réellement effectuer ce dernier.
Voici quelques exemples possibles de sorties de fonds (décaissements) :
- Achats
- Paie
- Fournitures de bureau
- Réparations de bâtiments et entretien de l’équipement
- Publicité et marketing
- Loyer et services publics
- Assurance
- Remboursement des prêts
- Achats d’immobilisations
- Tout retrait du propriétaire
6. Faites le calcul pour trouver votre solde de clôture de l’encaisse
Dans Excel, créez une formule pour additionner toutes vos rentrées de fonds pour chaque mois, puis vos sorties de fonds pour chaque mois. La différence révélera le solde mensuel de votre encaisse, c’est-à-dire l’argent dont vous disposez.
Votre encaisse devrait également inclure le montant de votre compte bancaire, de votre petite caisse et de tout autre compte de caisse que vous pourriez avoir. Les chiffres positifs sont à votre avantage!
7. Définissez le solde minimum de trésorerie
De combien de liquidités aurez-vous besoin chaque mois? Il vous faudra un point de départ minimum pour couvrir toutes les dépenses et vous assurer de ne pas vous retrouver avec un déficit de liquidités.
Passez en revue vos prévisions pour vérifier si les liquidités d’un des mois de l’année tombent en dessous de ce minimum. Si c’est le cas, le moment est venu d’agir et de trouver un moyen de vous procurer des capitaux.
Si vos conclusions révèlent que vous pourriez manquer de liquidités au cours des prochains mois, n’hésitez pas à communiquer avec nous, et nous serons heureux de discuter des moyens d’éviter tout problème de ce type à l’avenir.
