21 maneras efectivas de realizarse cada día más

¿Cuáles son los secretos de los mejores personajes del mundo de los negocios para ser ultra productivos? ¿Cómo parecen encajar tan bien cada día, semana y año para realizarse aún más que el empresario común? La respuesta se halla en las pequeñas tareas que realizan para permanecer concentrados en los objetivos, prioridades y resultados que los lleven a un nivel superior cada día.

Aquí están 21 de los mejores trucos que han permitido a empresarios y a hombres y mujeres de negocios de élite ubicarse en los más altos ámbitos.

1. Realizarse más con lo último en listas de cosas por hacer

Elabore una lista principal de cosas qué hacer, no una serie de listas distintas en múltiples formatos y lugares. Siga una lista, idealmente en línea, que se sincronice en todos sus dispositivos y que esté a su disposición cuando no esté en línea, de manera que, incluso cuando no tenga acceso al Wi-Fi, usted pueda seguir haciendo ajustes a su lista de tareas.

2. Prepararse todas las noches

Comience por plantearse tres preguntas la noche anterior para el día siguiente: 1) ¿Qué será lo primero en lo que trabaje mañana? 2) ¿Qué realización espera lograr durante el día? 3) ¿Qué debe terminar mañana, con prioridad? Las respuestas deben alimentar su lista de cosas qué hacer.

3. Su rutina es primordial

Establezca un ritual diario. Por ejemplo, usted puede empezar su día preparándose un café, poniendo música instrumental y leyendo su periódico favorito en línea. Luego, pase a la tarea más crítica del día. Usted puede decidir que, hacia el mediodía, almuerza y sale a caminar 15 minutos, y de regreso a casa, puede escuchar el último podcast de su lista.

4. Aprender a medida que se avanza

Hablando de podcasts, escucharlos durante el trayecto hacia o desde el trabajo es una excelente forma de investigar y aprender. Pero no desperdicie ese tiempo en Google o Candy Crush, cuando podría utilizarlo en algún tipo de formación profesional o mejorando alguna habilidad. Escuchar podcasts como HBR Ideacast y Outside In le hará pensar para tomarle ventaja a la competencia.

5. Programar una hora de intensidad

Programe una «hora de intensidad» para los primeros 60 minutos de cada mañana, en la que trabaje con aplicación y sin interrupciones en la tarea más importante de su lista. Evite mirar su correo electrónico y hacer pequeñas tareas que puedan hacerlo desviarse de su rumbo por el resto del día.

6. Satisfacer el estómago

Nunca ignore los rugidos de su estómago. Esto no significa que deba satisfacer cada antojo de golosinas; simplemente asegúrese de alimentarse bien durante las comidas a lo largo del día. Trabajar todo el día sin comer puede ser el golpe final a la productividad, de modo que programar las comidas en su calendario puede constituir también una agradable notificación.

7. Alejarse para recargarse

Haga un par de mini pausas durante el día, así solo sea alejarse de la computadora diez minutos o ir a darle la vuelta a la manzana caminando. Acostúmbrese a hacer pausas programándolas en su calendario o utilizando una aplicación para hacer el seguimiento de sus horas y, si es posible, notificarle cuando necesite hacer una pausa.

8. El correo electrónico puede ser su peor enemigo

Impóngase una estrategia de gestión de correos personales en la que defina momentos precisos en su calendario para verificar su correo electrónico y no pase más tiempo del que ha reservado a esta tarea. Lea sus correos por orden de prioridad y utilice el teléfono para las emergencias en lugar de recurrir a los mensajes escritos.

9. Hora de organizar

Organice su espacio de trabajo. No es necesario que este esté tan limpio como una oficina de sala de exposición, pero su espacio debe estar ordenado y despejado, lo cual le ayudará a concentrarse en las tareas del momento. No hay nada más estresante que buscar sin descanso útiles de oficina, archivos de trabajo o un teléfono cuando se necesita que las cosas se hagan al instante.

10. Cero distracciones

Cuando esté en modo trabajo de verdad, cierre cualquier navegador de Internet, o programa de correo electrónico o de software que lo pueda distraer. O por lo menos, minimice las ventanas en la pantalla de su computadora para que no ceda a la tentación de hacer clic en otro lugar.

11. Una recompensa «social»

Trate a las redes sociales como una recompensa. Como es fácil dejarse distraer por los atractivos titulares y notificaciones de su teléfono, desactívelos y guarde las cosas divertidas para después de haber llevado a cabo una tarea. Entonces, cuando termine una tarea importante, puede recompensarse con su distracción favorita, como mirar un rápido vídeo de un minuto protagonizado por un lindo gatito. Pero asegúrese de cerrarlo una vez terminada la recompensa, para que pueda continuar con la productividad.

12. Una tarea a la vez

Deje de tratar de hacer mil tareas a la vez. Los estudios muestran que esto puede en realidad hacer que se preste menos atención y se dificulte recordar información. Puede que tenga la impresión de hacer más, pero en realidad lo que esto puede hacer es disminuir su rendimiento.

13. Diga «no» simplemente

Contrariamente a lo que usted tal vez siempre ha pensado, no es de mala educación decir «no» a las tareas que pueden entorpecer su productividad. Es posible que usted quiera ayudar a los demás con sus solicitudes, pero a veces dichas solicitudes se deben declinar para poder terminar su propio trabajo. Al decir «no», usted puede liberarse más adelante para hacer algo a lo que realmente quiera decir «sí», lo cual será mucho más gratificante a largo plazo.

14. Como en Costco con su calendario

Programe franjas horarias para trabajar en tareas por grandes cantidades. Como le sucede a mucha gente, hay días en los que se pasa tan rápido de una tarea a otra que no se tiene la oportunidad de profundizar en ninguna de ellas. En lugar de esto, programe varias franjas horarias de trabajo en un segmento de dos horas al día, durante las cuales pueda trabajar sin interrupción.

15. Reducir las tareas de poco valor

Las personas altamente productivas son fieles al principio de Pareto, según el cual 80% de sus resultados provienen del 20% de su esfuerzo. La clave es determinar en qué se invierte el otro 80% de su esfuerzo, y luego delegar, borrar y reducir sistemáticamente esas tareas de su calendario de tal modo que su día tenga mayor valor.

16. Horas del día de mayor impacto

Determine su ritmo de productividad, es decir el momento del día en el que su impacto es mayor. Las personas pueden clasificarse en tres categorías: el arrasador matinal, el peso pesado del medio día o el búho ninja. Descubra cuál es usted y programe sus tareas de acuerdo con esto.

17. Siempre mirar hacia los objetivos

Nunca pierda de vista sus objetivos a largo plazo. Muy a menudo, nos movemos de una cosa a otra tratando de pasar el día. Pero al integrar sus objetivos anuales en todas sus reuniones y actividades, estará más preparado para reducir las actividades innecesarias y mantener a sus equipos (y a usted mismo) enfocados en las verdaderas prioridades.

18. Habilidades, prioridades y positivismo

A medida que las nuevas tareas se acumulan, vuelva a definir las prioridades rápida y fácilmente. El truco es darle a cada tarea una calificación de A, B o C (o 1, 2, 3, si lo prefiere). Las tareas con A tendrán la mayor prioridad siendo estas sus tareas más importantes; de este modo, si llega otra tarea B y usted está trabajando en una A, esa nueva tarea B puede esperar. Al contrario, si aparece otra tarea A, más vale atacarla.

19. Haga que las reuniones cuenten

Asegúrese de que sus reuniones sean eficientes y de que cada minuto valga la pena, de lo contrario estas no justifican el tiempo que usted les dedique y deberá suprimirlas de su calendario. Cada reunión debe incluir un orden del día con objetivos claros. Programe además las reuniones menos importantes para la segunda mitad del día; así, tendrá más tiempo en la mañana para cumplir con responsabilidades más centrales.

20. Tardes de marcha rápida

Una hora y media antes de terminar su día laboral, usted tiene la oportunidad perfecta para darle un empujón a su productividad y ponerla en marcha rápida. Organice sus asuntos verificando su correo electrónico y sus carpetas de borradores, y terminando esos últimos mensajes; luego, cierre completamente su bandeja de entrada. Así entonces, durante esa última hora, podrá trabajar sin absolutamente ninguna distracción.

21. Los 10 finales antes de ser libre

Los últimos 10 minutos de su día pueden prepararlo para ser más productivo al día siguiente. Asegúrese de haber terminado su lista de cosas por hacer, organice su espacio de trabajo, cierre todas las aplicaciones y programas (incluyendo su teléfono) y luego haga una descarga cerebral durante la que anote todo lo que quedó pendiente en su cabeza para que pueda irse a casa con menos peso en los hombros y disfrutar su noche.