Externalizar estas dos tareas para gozar de una increíble libertad

Muchos empresarios se sienten atados a su escritorio cuando se trata del manejo de las tareas administrativas.

Las compañías prosperan con el crecimiento, y no con debilitamiento. Pero pocas empresas demuestran una capacidad para crecer, pues a menudo se hallan comprometidas con el trabajo administrativo constante. De hecho, solo un 4 % de las compañías de los Estados Unidos tienen ventas anuales que superan el millón de dólares.

La lucha es aún mayor para las pequeñas y medianas empresas que no cuentan con soporte administrativo dedicado. De las 27 millones de empresas que operan en los Estados Unidos, 21 millones son unipersonales sin ningún empleado, y menos de 700.000 tienen 20 empleados o más.

Sin personal a mano para que le ayude con la parte administrativa, ¿cómo logrará dedicar tiempo suficiente a las estrategias y tácticas importantes? El personal, el dinero y el tiempo que usted invierte en las operaciones administrativas pueden redistribuirse en el desarrollo de su empresa.

La externalización se rige por los principios fundamentales del Desarrollo, según el cual se recomienda contratar a superestrellas para dirigir sus equipos. Cuando se escoge a expertos para hacerse cargo de las tareas administrativas, como el cobro de cuentas y la nómina, se garantiza que se tienen las mejores personas para esta tarea, lo cual reduce sus costos y le deja liquidez.

Externalice su cobro de cuentas y consiga al socio adecuado

La facturación y cobros son sumamente importantes, pero el papeleo, el archivado, la gestión de llamadas y los seguimientos representan un gran estrés en el calendario de una empresa. La externalización del cobro de sus cuentas a una compañía de confianza puede asegurarle el cobro oportuno (o temprano) de sus facturas y eliminar costoso tiempo que su personal debe pasar en el procesamiento y cobro.

Ron Finlayson, Presidente y Gerente General de E-Systems, subcontratista electrónico de Massachusetts, sabe una o dos cosas sobre cómo obtener la ayuda perfecta para encargarse del trabajo administrativo de su compañía.

«Hay que trabajar tan fuerte para conseguir clientes,» explica. «Si usted les cobra de mala forma o de manera insensible, puede perder en cinco minutos lo que probablemente se tardó cinco meses en conseguir.»

Finlayson explica lo crucial que es saber quién hablará a sus clientes y cómo esta persona manejará esas conversaciones. El tono y la manera deben coincidir con lo que su empresa es. «Si usted no desea que se haga demasiada presión, verifique cuál es el mensaje y pregunte cómo manejan ellos a los clientes que no pueden pagar a tiempo. Esto es sumamente importante para nosotros y me da gusto decir que las personas de Liquid Capital que se encargan de mis cobros son realmente amables.»

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La externalización del trabajo administrativo combinada a otros servicios

Una empresa de Minnesota, Ridgeline Manufacturing, vende productos recreativos personalizados en aluminio como elevadores de botes, muelles, escaleras y remolques adaptados, perfectos para el Estado de los «10.000 lagos.» La empresa también ha venido externalizando su trabajo administrativo de cobros con Liquid Capital como parte de su financiamiento de cuentas por cobrar.

Sus dueños, Nick y Julie Newman, están en este negocio desde el 2008 y utilizan su financiamiento de cuentas por cobrar, conocido también como «factoraje», para cubrir los gastos de funcionamiento. Ridgeline utiliza alrededor de 50 proveedores para crear una línea de productos de principio a fin, y no son todos los proveedores que ofrecen plazos de pago, de modo que el factoraje le permite a la empresa llenar los vacíos.

Ya que Liquid Capital compra absolutamente todas las cuentas por cobrar en nombre de Ridgeline, la compañía también se encarga de los cobros, lo cual representa una enorme ventaja para el negocio.

«Cuando un fabricante ofrece crédito a sus clientes, a menudo el cobro de los intereses nos corresponde,» afirma Nick Newman. «Pero con Liquid Capital que se ocupa de eso, es muy diferente. Como tercero, resulta más agradable para nuestros distribuidores además de contribuir al proceso de cobro.»

La compañía tiene ahora mayor flexibilidad, lo cual le ha ayudado a conseguir tres nuevos distribuidores.

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Externalice su nómina a un equipo dedicado

La nómina constituye un alto gasto en todo negocio, pero piense cuáles son esas operaciones de nómina que le representan costos semanales. El tiempo que usted y su personal invierten en el procesamiento de esa nómina podría utilizarse mejor desarrollando, implementando y financiando la expansión de su empresa. En lugar de encargarse de cada aspecto de la nómina, usted puede encontrar a una compañía calificada que trabaje con usted para llevar a cabo todo el papeleo y hacer las solicitudes gubernamentales necesarias.

Para tomar la decisión de cuál compañía debería manejar su nómina, usted debe:

• Definir específicamente sus necesidades. Hágale saber a la compañía si solo necesitará servicios de pago de nómina, o si también querrá que se encarguen de las pensiones y otros servicios de compensación para empleados.
• Conseguir un equipo dedicado. Opte por una compañía que le asigne a su empresa un equipo de expertos, de tal modo que usted sepa a quién contactar por cualquier pregunta o inquietud.
• Escoger a una compañía cuyas tarifas sean transparentes. Usted debe poder saber cuánto le costará externalizar sus servicios de nómina, por lo cual debe escoger a una compañía que no complique su estructura de fijación de precios.

Antes de tomar la decisión de externalizar cualquiera de sus servicios a un proveedor, verifique sus referencias y pídale a otros empresarios que le hablen de su experiencia. Si toma estas precauciones, conseguirá un socio que trabajará con usted y con su equipo y que, a la larga, le hará economizar tiempo y dinero.