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Assurez-vous de stocker vos contrats commerciaux en toute sécurité

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Lorsque vous finalisez vos contrats commerciaux et y apposez signatures et tampons, ils deviennent des documents légalement valides. Malheureusement, il arrive souvent que les propriétaires d’entreprise n’accordent pas suffisamment d’attention au stockage sécuritaire de leurs contrats en vue d’une récupération ultérieure fiable.

Pourquoi arrive-t-il qu’on doive récupérer des contrats?

Il est important de conserver vos contrats dans un coffre-fort, à un endroit facile d’accès, au cas où vous auriez besoin de les examiner dans un contexte de différend contractuel. Habituellement, vous n’aurez besoin d’examiner les contrats que pour vous rappeler (ou pour rappeler à vos partenaires contractuels) les modalités dont vous aviez convenu au début. Toutefois, dans des circonstances exceptionnelles – comme un différend plus important – vous pourriez également en avoir besoin, par exemple si les documents étaient réclamés par les tribunaux.

Les entreprises commettent souvent l’erreur de stocker une version antérieure de leurs contrats, plutôt que la version définitive signée et estampillée. Différentes versions de contrats sont échangées au cours du processus de rédaction, et les entreprises conservent simplement la mauvaise. Il est important d’éviter de commettre cette erreur.

Plusieurs options de stockage s’offrent à vous

Conserver vos contrats en lieu sûr vous procure une tranquillité d’esprit. Idéalement, vous devriez stocker vos contrats de trois façons.

  1. Stockage des copies physiques: Non seulement devriez-vous conserver physiquement les originaux signés dans un endroit sûr, mais vous devriez également en conserver des copies. Idéalement, les originaux et les copies papier devraient se trouver dans des classeurs à l’épreuve du feu situés à différents endroits. En effet, s’il arrivait quelque chose à une série de documents, vous pourriez au moins vous rabattre sur l’autre.
  2. Stockage local des copies numériques: Vos contrats signés peuvent être convertis en documents PDF et stockés dans un ordinateur de bureau sécurisé et protégé par un mot de passe. C’est une bonne idée que de créer quelques copies de sauvegarde et de les stocker à différents endroits. Ainsi, si un disque dur tombe en panne ou est endommagé, vous pouvez accéder aux documents dont vous avez besoin sur un autre disque.
  3. Stockage de copies numériques dans le nuage: Lorsque vous placez vos documents dans le nuage, vous n’avez plus à vous soucier des pannes d’équipement. Les systèmes de stockage dans le nuage exploités par des professionnels créent suffisamment de copies de sauvegarde pour s’assurer qu’il n’y a pas de perte de données.

Bien que le stockage dans le nuage soit associé à certains risques liés à la violation des données, les sociétés de stockage sont généralement bien plus en mesure de sécuriser les données que la petite entreprise moyenne. Étant donné que les entreprises sont régulièrement la cible de pirates informatiques à cause de la facilité de pénétration qu’elles présentent, le stockage dans le nuage se révèle une solution tout à fait logique.

Peu importe la taille ou l’envergure de votre entreprise, le stockage sécuritaire de vos contrats ne devrait pas être une idée qui vous vient après coup. Assurez-vous que vos contrats commerciaux sont en sécurité et accessibles en tout temps, et vous serez mieux préparé pour tout ce qui pourrait se produire dans l’avenir.

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