Office people celebrating together

Helpful ways to save time and outsource admin

Outsource your admin for success

Many business owners feel handcuffed to their desks when it comes to dealing with back office admin duties.

Companies thrive by growing – not by scaling back or downsizing. But few businesses demonstrate a capacity to grow – often tied up in constant admin and back office work.

In fact, only 4% of U.S. companies have annual sales that exceed $1 million.

The struggle is even greater for small and medium-sized businesses who don’t have dedicated back office support. Of the 27 million businesses operating in the United States, 21 million of those are sole proprietorships without any employees. And less than 700,000 have 20 or more employees.

Without staff on hand to help you with the back office admin, how will you dedicate enough time to the strategies and tactics that matter? The personnel, money and time you invest in administrative operations can be redistributed toward scaling up your business.

Outsourcing follows the core principles from Scaling Up, which recommends hiring superstars to lead your teams. Choosing experts to do back office tasks, such as accounts receivable and payroll, ensures that you have the best people for the task, which will reduce your costs and free up cash.

Outsource your accounts receivable by finding the right partner

Billing and collections are incredibly important, but the paperwork, filing, call management and follow-ups are a heavy stress on a company’s schedule. Outsourcing your accounts receivable to a reliable company can ensure you collect your payments on time (or early) and eliminate the costly time your staff is putting into processing and collections.

Ron Finlayson, Chief Executive Officer & Chairman of E-Systems, an electronic contract manufacturer in Massachusetts, knows a thing or two about getting the right support for his company’s back office.

“You work really hard to get customers,” he explains. “If you collect a payable from them in a mean or insensitive way, you can lose in five minutes what might have taken you five months to win.”

Finlayson explains how it’s crucial to understand who will be talking to your customers and how they’ll handle those conversations. The tone and manner must match your business. “If you don’t want a hard push, check out what their message is and ask how they handle it if someone can’t pay on time. This was really important to us, and I’m pleased to say that the people handling Liquid Capital’s collections are genuinely nice.”

Read more about E-Systems business operations

Outsource your admin work in combination with other services

A Minnesota company, Ridgeline Manufacturing, sells custom aluminum recreational products such as boat lifts, docks, custom trailers and stairways – perfect for the State of “10,000 lakes.” The company has also been outsourcing their back office receivables through Liquid Capital as part of their accounts receivable financing.

Owners Nick and Julie Newman have been in business since 2008, and use accounts receivable financing, otherwise known as “factoring,” to pay for associated operating costs. Ridgeline uses around 50 vendors to complete one product line — and not all of those vendors offer payment terms, so factoring is used to fill in the gaps.

Because Liquid Capital purchases the receivables outright on behalf of Ridgeline, it also takes care of collections, and that is a huge benefit to their business.

“When manufacturers advance funds to their customers, there is often push-back on us charging interest,” says Nick Newman. “But with Liquid Capital doing that, it’s different. As a third party, it’s more palatable to our dealers and helps the collections process too.”

The company now has increased flexibility, which has helped them land three new dealers.

Read the entire Ridgeline story

Outsource your payroll with a dedicated team

Payroll is a big expense in every business, but consider what payroll operations are costing you each week. The time you and your staff spend on processing that payroll could be put to better use in developing, implementing and financing the expansion of your business. Instead of managing every aspect of payroll, you can find a qualified company to work with you to complete all the paperwork and government filings needed.

The decision about which company should handle your payroll should focus on the following:

  • Be specific about your needs. Let the company know if you will only require payroll services, or if you will also want them to handle retirement and other employee compensation services.
  • Get a dedicated team. Go with a company that will dedicate a team of experts to your business, so you will know who to contact with questions or concerns.
  • Go with a company with transparent pricing. You want to understand how much outsourcing your company’s payroll services will cost, so go with a company that does complicate its pricing structure.

Before making a decision about outsourcing any services to a provider, check their references and ask other business owners about their experience. By doing your due diligence you’ll find a partner that works with you and your team, and that will save you time and money in the long run.

 

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Externalisez ces deux tâches pour acquérir une liberté incroyable

Pour de nombreux propriétaires d’entreprise, les tâches administratives représentent un lourd fardeau qu’ils traînent comme un boulet.

Pourtant, c’est un fait : les entreprises se développent par la croissance, et non en réduisant le rythme de leurs activités (ou leurs effectifs). Dans ce contexte, peu d’entreprises démontrent une tendance naturelle à croître. En effet, elles sont souvent trop occupées par un flot incessant de tâches administratives et autres activités internes. Rappelons que seulement 4 % des entreprises américaines enregistrent des ventes annuelles qui dépassent un million de dollars…

La pente est encore plus longue à gravir pour les petites et moyennes entreprises qui ne disposent pas d’un personnel dédié au soutien administratif. Sur les 27 millions d’entreprises en activité aux États-Unis, 21 millions d’entre elles sont des sociétés individuelles ne comptant aucun employé! Parallèlement, moins de 700 000 comptent 20 employés ou plus.

Sans personnel sur place pour vous aider avec vos tâches administratives, comment consacrer suffisamment de temps aux stratégies et tactiques qui comptent vraiment pour vos affaires? Mais que diriez-vous si le personnel, l’argent et le temps que vous investissez dans les tâches administratives étaient plutôt réaffectés à l’expansion de votre entreprise?

C’est l’idée derrière l’impartition des tâches administratives. Les principes fondamentaux en sont décrits dans l’ouvrage Scaling Up, qui recommande l’embauche de « super-ressources » pour diriger vos équipes. En choisissant des experts pour s’occuper des tâches administratives (comme la gestion des comptes clients et la paie), vous vous assurerez de disposer du personnel le plus qualifié pour faire le travail, ce qui vous permettra de réduire vos coûts et de libérer des flux de trésorerie.

Impartition des comptes clients et choix d’un partenaire idéal

La facturation et le recouvrement sont des activités extrêmement importantes, mais la paperasse, le dépôt de documents, la gestion des appels et le suivi sollicitent beaucoup les ressources de l’entreprise. Or, l’impartition de vos comptes clients à un fournisseur fiable peut vous assurer de toucher vos paiements à temps (voire d’avance), tout en récupérant le temps précieux que votre personnel consacre aux activités de traitement et de recouvrement des comptes.

Ron Finlayson, chef de la direction et président de E-Systems – un fabricant de matériel électronique à contrat dans le Massachusetts – connaît bien l’importance d’un soutien approprié pour prendre en charge les tâches administratives de l’entreprise.

« Il faut vraiment travailler fort pour décrocher des clients », explique-t-il. « Or, si vous employez la manière forte dans vos activités de recouvrement, vous risquez de perdre en cinq minutes ce qui vous aura pris cinq mois à acquérir. »

Finlayson explique à quel point il est important de savoir qui va parler à vos clients, et comment ces personnes vont gérer de tels échanges. Le ton et la manière doivent être le reflet de votre entreprise. « Si vous voulez éviter la rudesse, il faut vérifier le contenu du message livré et savoir quelle approche est mise de l’avant lorsqu’un client ne peut payer à temps. Cet aspect était très important pour nous, et je suis content de dire que les personnes qui s’occupent du recouvrement chez Liquid Capital sont vraiment sympathiques. »

Pour en savoir plus sur les activités commerciales de E-Systems

Impartition des tâches administratives avec d’autres services

Une société du Minnesota, Ridgeline Manufacturing, vend des produits récréatifs personnalisés en aluminium tels que des élévateurs à péniche, des quais, des remorques et des marches d’accès – un secteur d’activité idéal pour « l’État aux 10 000 lacs ». Cette société a également imparti la perception de ses comptes clients à Liquid Capital dans le cadre d’une solution de financement fondée sur l’affacturage.

Les propriétaires, Nick et Julie Newman, sont en affaires depuis 2008 et utilisent en effet le financement de comptes clients (aussi appelé « affacturage ») pour régler leurs coûts d’exploitation connexes. Ridgeline utilise environ 50 fournisseurs pour achever une seule ligne de produits. Or, ces fournisseurs n’offrent pas tous des modalités de paiement avantageuses, de sorte que l’affacturage est utilisé pour combler l’écart.

Parce que Liquid Capital achète les créances purement et simplement au nom de Ridgeline, elle prend également en charge les activités de recouvrement, ce qui représente un énorme avantage pour l’entreprise.

« Lorsque nous, en tant que fabricant, faisons crédit à nos clients, ceux-ci nous reprochent souvent d’exiger des intérêts », précise Nick Newman. « Mais quand Liquid Capital s’en charge pour nous, les choses se passent différemment. On dirait que, lorsque c’est une tierce partie qui le demande, la chose est jugée plus acceptable par nos détaillants. De plus, la participation de Liquid Capital favorise le recouvrement des sommes qui nous sont dues. »

La société dispose maintenant d’une flexibilité accrue, ce qui lui a permis de signer un contrat avec trois nouveaux détaillants.

Lire toute l’histoire de Ridgeline

Impartition des activités de paie à l’aide d’une équipe spécialisée

La paie représente bien sûr une grosse dépense pour toutes les entreprises, mais songez à ce que les activités liées à la paie vous coûtent chaque semaine. Le temps que vous et votre personnel consacrez au traitement de la paie pourrait certes être utilisé à meilleur escient pour l’élaboration, la mise en œuvre et le financement d’une stratégie d’expansion pour votre entreprise. Ainsi, au lieu de gérer tous les aspects de la paie, vous pouvez vous tourner vers une entreprise qualifiée qui travaillera avec vous et s’occupera de toutes les exigences requises en matière de paperasserie et de dépôt auprès des autorités gouvernementales.

Les conseils suivants vous aideront à choisir un fournisseur pour l’impartition des services de paie de votre entreprise :

  • Soyez précis par rapport à vos besoins. Laissez savoir au fournisseur si vous aurez besoin uniquement de services de paie, ou si vous souhaiteriez aussi qu’il s’occupe du régime de retraite et des autres volets de la rémunération des employés.
  • Retenez les services d’une équipe d’experts qui se consacrera exclusivement à votre dossier : vous saurez ainsi avec qui communiquer si vous avez des questions ou des préoccupations.
  • Optez pour un fournisseur dont la grille tarifaire ne comporte aucune inconnue. Afin de bien apprécier combien l’impartition des services de paie coûtera à votre entreprise, choisissez un fournisseur qui applique une grille tarifaire simple et facile à comprendre.

Enfin, avant de prendre une décision quant à l’impartition de n’importe quel service auprès d’un fournisseur, vérifiez ses références et demandez à d’autres propriétaires d’entreprise de vous relater leur expérience. En y mettant un soin raisonnable, vous trouverez un partenaire qui saura travailler avec vous et votre équipe, et qui vous fera gagner temps et argent à long terme.

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BizTV Canada Interview

Watch Jonathan Brindley on BizTV Canada as he discusses several alternative financing options available.

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Winnipeg small business owners helping local companies access capital

Company provides working capital for small and medium-sized businesses

WINNIPEG, MB – Liquid Capital Alternative Finance Inc. has announced their opening in Winnipeg, Manitoba to offer small and medium-sized businesses an alternative set of financing solutions that can increase a company’s working capital. When business owners cannot obtain traditional bank loans, often due to insufficient credit history or issues meeting bank terms, Liquid Capital Alternative Finance can fill the cash flow gap.

Company owners, Gregg and Dan Martin, have deep roots in the Winnipeg business community, having grown a multi-million dollar family-run enterprise from the ground up. The Martins have the distinct advantage of having been in their client’s shoes and understanding their needs, while also offering a unique line of products and services to meet those needs. « We look at the entire client position and what business goals they’re trying to achieve. Their potential for growth, operational development and having a solid business plan are all taken into consideration, » says Gregg Martin, from his Winnipeg-based office. “Our goal is to help other local businesses grow through proper financing and help get to the next level in their strategy.”

Business partner and father, Dan Martin, knows first-hand how these financing solutions can fill a gap in the market, having led the Martin family’s large-scale manufacturing enterprise called Syn-Tex for over 20 years. « I can understand the difficulties when business owners are up against a cash flow dilemma. Businesses need to be able to deliver on orders quickly, and access to working capital should never get in the way. We can help other companies wipe-out those concerns.” Syn-Tex specialized in innovative products that helped with high-profile applications such as the clean-up at the World Trade Center after 9/11, emergency levee repair in New Orleans after Hurricane Katrina and closer to home, flood protection at various Manitoba locations.

Gregg Martin also previously operated a Winnipeg-based startup and tech company, which manufactured industrial automation and robotic integration. “Being on the other side of the desk now, I can offer my clients real-world advice and expertise. Startups and tech companies are fast moving, but unfavourable payment terms can limit growth. Growing companies can also spend valuable time looking for venture capital funding, so there has to be a balance. We can work with those companies to get through periods when customer orders are increasing, but the cash isn’t in the bank yet.”

Liquid Capital President of Franchise Operations, Brian Birnbaum, welcomes the Martins to the organization and is thrilled to have such seasoned professionals able to partner with clients. « We’ve had incredible success across Canada, working alongside business owners and operators as true partners, not as transactional dealers, » he states. « We welcome Gregg and Dan Martin to the team and look forward to their success helping grow profitable business relationships in the heart of the Prairies. »

About Liquid Capital

Liquid Capital is a Canadian-based, full-service working capital and trade finance network and has been in operations since 1999. The Liquid Capital network has the largest geographic footprint of alternative funding professionals, with over 80 independently owned businesses across North America, offering clients a customized and flexible approach with local decision makers.

We offer a complete range of solutions for all industries and provide immediate financing upon approval with no long-term contracts or hidden fees.

At Liquid Capital, we help you grow your business.

To learn more about Liquid Capital Funding Solutions, contact:

Gregg Martin
Liquid Capital Alternative Finance Inc.
Winnipeg, Manitoba
Call: (204) 478-1799
gmartin@liquidcapitalcorp.com
Website: Liquid Capital Alternative Finance

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La créativité au service du profit

increase profit

À un moment donné, le produit (ou le service) qui a donné naissance à une entreprise devra être perfectionné ou enrichi d’autres solutions afin de conserver l’intérêt des clients. Voilà où la créativité peut aider les entrepreneurs à aller au-delà de leur vision initiale.

« Un bon sens des affaires ne saurait se passer de la pensée créative, faute de quoi l’entreprise risque de stagner », d’expliquer les experts de eonetwork.org dans un article de blogue intitulé « Pourquoi il est si important pour les entrepreneurs d’être créatifs. »

Un regard neuf

Portez un regard neuf sur votre entreprise et vos produits ou services. Un exemple de créativité? En faire plus avec moins. Voici d’autres questions à se poser : Sauriez-vous rationaliser vos processus? Quels marchés supplémentaires pourriez-vous cibler avec vos produits ou services?

Comment votre produit pourrait-il évoluer? Vos employés ont-ils des talents complémentaires qui ne sont pas encore exploités? Songez aussi à engager vos employés dans de nouvelles activités. Une formation croisée les aiderait peut-être à prendre plus de responsabilités. Prévoyez du temps pour que vos employés y réfléchissent ensemble, en l’absence de toute contrainte.

Dans un article du blogue cleverest.com publié en septembre 2015, « Pourquoi la créativité est si importante pour les entrepreneurs », on explique qu’il y a toujours matière à amélioration dans les livrables d’une entreprise, et que la créativité donne les moyens d’y parvenir. L’auteur de l’article incite les entreprises à rechercher des patrons de similitude dans différents domaines :

« La créativité permet aux entrepreneurs d’établir des rapprochements entre des notions distinctes et indépendantes et ainsi, de trouver des idées fructueuses. En combinant différents champs, on crée des entrecroisements riches de potentiel qui peuvent donner naissance à de nouveaux créneaux. La plupart des gens hésitent à marier différentes disciplines; pourtant, les idées les plus fructueuses jaillissent du contact entre des champs variés. »

Cheryl Conner, contributrice à Forbes.com, donne des conseils pour sortir de son carcan intellectuel dans un article intitulé « Quatre façons d’augmenter la créativité en tant qu’entrepreneur » :

  1. Sortez de votre zone de confort.
  2. Découvrez votre profil de pensée.
  3. N’oubliez pas que, dans les faits, les grands esprits ne se rencontrent pas toujours!
  4. Jouez de vos forces créatrices.

Quelles sont ces forces créatrices qui sommeillent en vous?

Cheryl Conner explique qu’il existe des clarificateurs qui creusent les faits pour mieux les comprendre; des idéateurs qui pensent grand pour révéler les possibilités; des développeurs qui sauront élaborer des solutions complexes et des réalisateurs qui aiment faire bouger les choses sans reculer devant les risques. Leur point commun : toutes ces personnes apportent de l’eau au moulin de la création, permettant ainsi d’ouvrir de nouvelles voies de manières différentes.

Essayez cet exercice de créativité

Les chefs d’entreprise doivent se réserver du temps dans leur agenda quotidien ou hebdomadaire pour s’adonner à la pensée créatrice.

Commencez par écrire le nom de votre produit ou service connaissant le plus de succès au milieu d’une feuille de papier blanche. Puis, inscrivez librement chaque mot qui vous vient à l’esprit, en les représentant par des lettres ou des dessins autour du centre. Vous pouvez utiliser des nombres, des lettres ou des croquis – peu importe.

Après avoir rempli la page, mettez-la de côté. Regardez-la de nouveau le lendemain avec un regard neuf et montrez-la à un collègue. Le jalon suivant de l’évolution de votre entreprise pourrait se trouver juste sous vos yeux!

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Financements récents – Février 2017

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Full Factoring or Spot Factoring – Which is Right for You?

What is the difference between ‘full’ factoring and ‘spot’ factoring? The answer to that might be – your comfort level.

“Ask any small business owner what the most important part of their business is and there’s a fair chance the answer will be cash flow.” States a Financial Post article featuring Liquid Capital entitled, “How to Make Your Company Bankable When Credit is Hard to Get.” June 9,2012

The article goes on to note, a business can be in “danger of floundering, not because of the absence of customers but rather the absence of resources.”

Factoring, which is widely used in the United States (US$300 billion) and the United Kingdom (US$600 billion) is underdeveloped in Canada at only US$4 billion.

“Factoring works in a straightforward manner – with the goal being to make the companies ‘bankable’ within three to four years.” (We have many testimonials to show that this does actually happen and would be happy to share them with you!)

Factoring offers two options, full factoring and spot factoring. What is the difference?

Full factoring buys all of your (credit worthy) receivables, while spot factoring allows you to sell just one invoice to the factor. It all depends on your cash flow needs and comfort level.

Would either of these options work for you? Maybe or maybe not, but I have a whole host of other solutions for financing that might be just what the doctor ordered. Feel free to call us to discuss!

Recent funding diagram

Recent Fundings – January 2017