Asegúrese de conservar en un lugar seguro sus contratos comerciales
Al finalizar, cerrar y firmar un contrato comercial con sellos y estampillas, dicho contrato se convierte en un documento válido y legal. Desafortunadamente, a menudo los empresarios no prestan la atención adecuada al almacenamiento de sus contratos en un lugar seguro del que puedan recuperarse de manera fiable en un futuro.
¿Para qué necesita recuperar sus contratos?
Es importante conservar sus contratos en un lugar seguro en el que pueda acceder rápidamente a estos si debe revisarlos en caso de una disputa contractual. Normalmente, los necesitará simplemente para recordar los términos del acuerdo inicial (o que sus socios contractuales los recuerden). Pero, en circunstancias excepcionales, es posible que los necesite en caso de una disputa seria, por ejemplo, si estos documentos se ser presentados en la corte.
Las empresas cometen a menudo el error de almacenar una versión inicial de sus contratos, en lugar de la versión final firmada y sellada. Durante el proceso de elaboración, se intercambian diferentes versiones de los contratos y se conserva simplemente la versión incorrecta. Es importante evitar cometer este error.
Usted cuenta con varias opciones de almacenamiento
Conservar sus contratos en un lugar seguro le puede dar tranquilidad. Idealmente, debería almacenarlos en tres lugares diferentes.
- Conservar las copias físicas: No solamente usted debe guardar los originales firmados en un lugar seguro, sino que también debe guardar copias de estos. Idealmente, los originales impresos y las copias deben conservarse en archivadores ignífugos que se encuentren en lugares diferentes. Si algo le sucede a un juego de documentos, al menos le quedará el otro.
- Conservar copias digitales localmente: Usted puede convertir sus contratos firmados en documentos PDF y conservarlos en un computador seguro y protegido con contraseña. Es bueno crear varias copias de seguridad y conservarlas en distintos lugares. De este modo, en caso de colapso o daño de un disco, usted puede acceder a los documentos que necesita en el otro disco.
- Guardar copias digitales en la nube: Cuando usted pone los documentos en la nube, ya no necesita preocuparse por el colapso de los discos. Los sistemas de almacenamiento en la nube manejados por profesionales crean suficientes copias de seguridad para garantizar que no haya ninguna pérdida de datos.
Si bien pueden existir ciertos riesgos de violación de datos con la nube, las compañías de almacenamiento tienen generalmente la capacidad de implementar medidas de seguridad mucho mejores que las de una compañía pequeña. Si se tiene en cuenta que las empresas son constantemente atacadas por piratas informáticos debido al fácil acceso que estas representan, el almacenamiento en la nube cobra todo su sentido.
No importa la talla o la escala de su negocio, el almacenamiento de sus contratos de manera segura no debe ser una idea por añadidura. Asegúrese de que los contratos de su empresa se encuentran en un lugar seguro y accesible en todo momento. De esta forma, estará mejor preparado para lo que pueda pasar más adelante.
