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Doce Costos Ocultos En El Manejo De Su Pequeña Empresa

Usted ha elaborado su plan comercial, ha contratado personal, ha comprado inventario y ha hecho ventas. Todo va de maravilla…cuando de repente, aparecen los costos inesperados.

Evite sorpresas y tenga un plan para afrontar la eventualidad de estos 12 costos ocultos.

1. Beneficios para los empleados

«Que tenga 5 o 500 empleados en su personal, estos acarrean varios gastos que se deben tener en cuenta cuando se dirige una empresa. Seguramente que usted ya ha pensado en elementos importantes tales como los salarios, los impuestos a la renta, los beneficios y los planes de jubilación. Lo que quizá no sepa es que hay muchos otros gastos más pequeños que se suman rápidamente, como lo son:

  • Las vacaciones, licencias por enfermedad y licencias de maternidad remuneradas
  • Las certificaciones, clases, conferencias y formaciones
  • Ciertos beneficios en la oficina como sillas ergonómicas o fiestas de pizza los viernes
  • Los costos de rotación de personal como la contratación y la formación de nuevos empleados» – Hiveage

2. Rotación

«El no invertir de forma adecuada en sus empleados, proporcionándoles un salario digno, un medio de trabajo limpio, beneficios en la oficina, entre otros, puede causar una alta rotación de personal. Además, el costo de remplazar a un empleado que se va representa alrededor de una quinta parte de su salario, y en algunas industrias, ese costo es aún más alto. 

«Ofrezca beneficios. Es más rentable retener a los buenos empleados que contratar nuevos. No es necesario que estos beneficios sean costosos; ventajas como horarios flexibles, teletrabajo y código de vestir casual pueden hacer bastante para aumentar la retención.

También es una buena idea negociar cada año con su proveedor de seguro de salud para así poder calcular mejor su presupuesto para costos de primas y otros gastos.» – Wasp Buzz

3. Costos administrativos

«A menos de que usted tenga su negocio en casa, necesita decidir en donde este estará ubicado. La mayoría de personas prevén una renta o un préstamo hipotecario cuando deciden tomar en arriendo o comprar un espacio para oficinas. Una vez que tenga dicho espacio, aún tendrá que presupuestar los servicios (gas, aire acondicionado, agua, internet, servicio de teléfono, etc.).

«Si dentro de sus planes está tener humanos que trabajen en su oficina, significa que también tendrá que comprar papel higiénico, jabón, toallas de papel, platos, tasas, refrigerador, escritorios, sillas, archivadores, etc. Otro gasto que se debe tener en cuenta es el costo asociado a la tecnología que su empresa necesitará, es decir computadoras, teléfonos, impresoras, papelería, escáneres, fax, programas de software para sus computadoras, hardware para almacenar la información, creación y mantenimiento de la página web y consultoría tecnológica (que sea interna o un servicio externo).» – Branding Beat

4. Cuentas de teléfono e internet

Si usted solo es su empresa, dichas cuentas se mantendrán dentro de unos límites deducibles, pero en cuanto agregue más empleados, estos costos pueden aumentar vertiginosamente. Asegúrese de negociar planes de grupo y de datos compartidos, o de datos ilimitados, cuando sea posible.

«Pero tener que pagar cientos por mes por un plan completo de celular con servicios de correo electrónico, mensajes de texto y navegación en la red, necesarios para permanecer en contacto con sus clientes fuera de la oficina, realmente puede aumentar sus gastos. En el sector de empleadores privados, muchas compañías asumen costos como los de los teléfonos celulares. Pero no es el caso del pequeño empresario, pues está solo.

«Truco: examine los planes de servicio de su proveedor de telefonía móvil. Vale la pena pasar una hora mirando cada artículo con su operador de telefonía móvil y reducir ese costo al máximo. Aun así, un buen teléfono inteligente puede costar hasta $200, y más o menos otros $100 en cargos mensuales por todas las opciones y extras.» – Main Street

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5. Honorarios legales

«Nunca se sabe qué pueda pasar. Las pequeñas empresas son las principales víctimas de frívolas demandas legales, según la NFIB. Tanto las demandas legítimas como las falsas acarrean costos para los pequeños empresarios de muchas formas:

  • Costos por llegar a un arreglo. Mientras que la NFIB reporta que los arreglos son de menos de $5.000, en los Estados Unidos estos totalizan 35.6 billones de dólares para las pequeñas empresas anualmente.
  • Seguros más costosos. Luego de ser víctima de una falsa demanda, es probable que las primas de seguro de responsabilidad civil aumenten.
  • Oportunidad perdida. El tiempo y atención que los dueños de empresas dedican a las demandas se traducen en tiempo y atención que no se dedicaron a manejar sus negocios.» – Small Business Trends

6. Servicios profesionales

«Los honorarios jurídicos y contables pueden alcanzar miles de dólares anuales, pero estos profesionales pueden economizarle dinero y tiempo. Los abogados pueden desenredar un lío. Los contadores pueden traducir códigos tributarios, ayudar a llevar registros de pagos e inventario, y encontrar  subvenciones para ayudarle a financiar sus proyectos. 

«Negocie con estos profesionales para mantener unos honorarios manejables. El contador público (CPA) o el abogado son necesarios para hacer el trabajo pesado que amerita costos más altos, pero hay otras tareas que el personal menos oneroso de estos profesionales puede realizar (y facturar) sin problema. Del mismo modo, algunos programas profesionales y universitarios ofrecen consultoría o prestan otros servicios pro bono o a tarifas preferenciales ; nada se pierde con preguntar.» – Wasp Buzz

7. Cuotas de gremios y asociaciones

«Cuando se empieza como pequeña empresa, es verdaderamente útil tener conexiones. Y una excelente forma de hacerlas es vinculándose con una asociación de la industria específica que usted haya escogido. Recuerde, sin embargo, que la membresía a estas asociaciones puede ser onerosa (varios cientos de dólares anuales de cuota por ser miembro), de modo que procure ser lo más selectivo posible. Con suerte, será miembro de una asociación con muchísimos clientes potenciales; trate también de mantener bajos los costos invitando a otros miembros de otros buenos grupos a inscribirse a dicha asociación.» – Branding Beat

8. Reparación y remplazo de equipos

«Las cosas se dañan, y si usted todavía necesita equipos, tendrá que repararlos o remplazarlos. El costo de las reparaciones puede ser alto; así los empresarios individuales (declarantes del Anexo C) pagaron más de 16.7 billones de dólares en 2012. Los costos de mantenimiento para que los equipos permanezcan en buen estado deben ser continuos de tal manera que se eviten los gastos aún más altos de reparaciones o de compra de nuevos equipos para remplazar los antiguos.» – Small Business Trends

9. Servicios

Para algunas empresas, los costos de calefacción y electricidad parecen ser claros, pero también pueden ser impredecibles. Por ejemplo, si su empresa manufactura o tiene grandes necesidades de electricidad para oficinas, como equipos informáticos, su cuenta de este servicio podría dispararse.

«Los servicios pueden costarles a los empresarios una considerable suma de dinero, sobre todo a aquellos que buscan hacer empresa a grande escala y con muchos empleados. Las grandes instalaciones no solo necesitan mayor alumbrado, sino también más calefacción y aire acondicionado, lo cual puede representar un costo especialmente alto si se tienen operaciones en regiones cuyo clima es extremo.» – B Plans

10. Procesadores de pagos en línea

«¿Sabía que algunos procesadores de pagos en línea suelen ocultar ciertas tarifas? Si sus clientes utilizan tarjetas de recompensas o puntos, o si su empresa no cumple con un mínimo de transacciones mensuales, es posible que usted esté desembolsando más de lo había esperado en comisiones.

  • Algunos procesadores cobran tasas más altas, hasta del 3.9 %, por las tarjetas de recompensas preferidas de sus clientes. Digamos que el cliente desea utilizar su tarjeta de viajero frecuente o su tarjeta corporativa, es posible que recaiga sobre usted una tasa diferente al 1.9 % anunciado inicialmente.
  • Algunos procesadores no divulgan el monto mínimo de procesamiento mensual ni sus tarifas, las cuales pueden, por lo general, oscilar entre $20 y $35 mensuales, si usted no cumple con el volumen mínimo de transacciones. Esto significa que será penalizado si no cumple con un objetivo de volumen.
  • Además, algunos procesadores cobran un recargo por los estados de cuenta, le envíen o no un estado de cuenta en papel.
  • Por último, si luego de recuperarse de la desagradable sorpresa de esa primera factura, usted decide cancelar el servicio, le cobrarán un enorme cargo de cancelación pues usted firmó un contrato de varios años para obtener esa «gran promoción». –PayPal

11. Oportunidades de expansión

«La mayoría de empresarios, por no decir todos, sueñan con expandir su imperio. Para esto, a menudo, se necesitan planes de expansión estratégicos, pero a veces una oportunidad de crecimiento puede presentarse sin anunciarse. Para aprovechar dichas oportunidades, no es raro que su negocio necesite un flujo repentino de capital. Aunque yo no le aconsejo que tenga esto en cuenta en su presupuesto, es importante conocer las formas de asegurar financiamiento empresarial en caso de que una oportunidad se presente.» – Under 30 CEO

12. Tiempo

El tiempo puede no ser un costo directo, pero es un costo de oportunidad y, como dice el adagio: ¡el tiempo es oro!

«Eric Allen (cofundador de la firma de consultoría Admit Advantage) concuerda en que el tiempo es una víctima del proceso de hacer empresa y que dicho proceso puede hacer más que consumir las horas que usted preferiría pasar en actividades laborales interesantes: este puede incluso invadir su vida personal.

«El costo de oportunidad es el costo al que usted renuncia para hacer otra cosa. Aprendí este concepto en la escuela de negocios, pero no sabía que esto incluiría hijos desilusionados, esposas enojadas y socios molestos,» afirma Allen. «El costo físico y emocional de hacer empresa es considerable. Es difícil, y es la razón por la que la mayoría de personas fracasan.» – Business Insider

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