Six outils pour rationaliser vos activités et gagner du temps

Que vous soyez un entrepreneur solo ou que vous ayez une équipe complète à vos côtés, la gestion de votre entreprise peut s’accompagner d’un cycle sans fin de documents, de tâches et de communications.

Heureusement, il existe des outils à votre disposition pour vous aider à faire tout ce que vous pouvez imaginer – et les activités commerciales ne font pas exception. Voici donc six outils simples et éprouvés qui permettront à tout propriétaire d’entreprise de rationaliser ses activités – de la gestion de projet et du marketing en passant par les finances et l’administration – tout en gagnant un temps précieux… et en économisant!

1. Gérez vos projets

Les entreprises de toutes les tailles ont souvent de la difficulté à gérer leurs projets, à établir des priorités et à assurer le suivi des tâches.

Trello est un outil en ligne polyvalent et collaboratif qui vous permet (à vous, ainsi qu’à votre équipe) de suivre et de prioriser les tâches importantes, mais aussi d’en gérer les détails et de répartir les responsabilités. Avec des options gratuites et payantes disponibles pour l’application de bureau et mobile, Trello est l’outil de gestion de projet (et de suivi des tâches) parfait pour les entrepreneurs solos comme pour les équipes.

Prix : Options payantes de 9,99 $ à 20,38 $ par mois

Essai : Pas de version d’essai, mais une version gratuite est offerte

2. Gagnez du temps grâce aux modèles et à l’automatisation

Qu’il s’agisse de sensibiliser les blogueurs, de faire valoir vos mérites ou de créer de relations commerciales, il existe une abondance d’outils pour vous aider à gagner du temps dans vos efforts de vente et de promotion.

Un outil tel que Pitchbox peut vous aider sur ce plan, en s’intégrant à votre compte de messagerie et à vos contacts, afin d’appuyer les campagnes de communication sortantes. À la fois outil de gestion des courriels et de gestion de la relation client, Pitchbox gère vos initiatives pour joindre votre public en jumelant les réponses entrantes à vos occasions d’affaires, vous permettant ainsi de prioriser vos réponses.

Pitchbox dispose également d’un processus de suivi automatisé, rendant possible la définition de règles et de messages pour ceux qui ne répondent pas à votre première prise de contact. En priorisant les tâches et en supprimant le long processus de suivi, vous disposerez de plus de temps pour vous concentrer sur les autres activités de votre entreprise, en sachant que les campagnes de sensibilisation et les communications sortantes seront bien prises en charge.

Prix : Sur demande

Essai : Vous pouvez réserver une démo

3. Mettez en ligne documents et dossiers administratifs

Un autre outil numérique génial, c’est la Suite Google – aussi connue sous le nom de G Suite. Celle-ci inclut non seulement les fonctions Gmail et Calendrier, mais aussi Google Docs, Google Sheets et Google Slides. Vous profitez ainsi de toute la sophistication de Word, Excel et PowerPoint, mais sans avoir à payer le prix fort.

En mode infonuagique ou numérique, les documents pris en charge par ces programmes s’enregistrent automatiquement au fur et à mesure que vous tapez, réduisant ainsi les tâches répétitives de sauvegarde et de tri des historiques de versions. En prime, dites adieu à la perte des changements non sauvegardés!

Google Drive stocke tous les documents dans un seul endroit sécurisé – ceux-ci sont donc accessibles sur tous les dispositifs. Vous pouvez même inviter d’autres personnes à y collaborer, à les modifier avec le suivi des changements et à les partager avec d’autres. Avec Google Drive, vous n’aurez plus à tout faire imprimer et à composer avec les versions multiples de vos collaborateurs, ce qui vous fera gagner un temps précieux dans vos tâches administratives.

Prix : De 6 $ à 25 $ par utilisateur par mois

Essai : 14 jours

4. Gérez votre marketing en un seul endroit

Si les médias sociaux sont essentiels à votre stratégie de vente et de marketing pour générer des pistes de vente ou faire connaître votre marque, vous vous devez d’utiliser un outil de gestion de contenu. Le maintien et la publication chaque semaine de contenu organique sur trois ou quatre plates-formes peut en effet prendre beaucoup de temps, sans compter les heures consacrées à la création de contenu publicitaire supplémentaire.

Loomly est un outil innovant de gestion des médias sociaux qui vous permet non seulement de gérer votre contenu et de garder le contrôle de tous vos canaux sociaux, mais qui vous donne en prime des conseils lorsque vous créez vos messages – notamment grâce à des suggestions de contenu, des idées de sujet, des conseils d’optimisation et une fonction de prévisualisation.

Avec le parrainage de messages sur Facebook et le ciblage de l’audience intégrés dans l’outil lui-même (au revoir Facebook Business Manager!), Loomly est une ressource collaborative et utile pour vous faire gagner du temps en marketing.

Prix : À partir de 20 $ par mois

Essai : 15 jours

Article connexe : Vous débutez dans les médias sociaux et vous ne savez pas par quel bout commencer? Obtenez des stratégies sociales intelligentes ici.

5. Automatisez vos rapports

La production de rapports est essentielle à votre rôle d’entrepreneur, car elle vous permet d’avoir une vue d’ensemble sur vos activités. Qu’il s’agisse de marketing, d’états financiers ou de rapports sur les flux de trésorerie, il est essentiel que vous ayez les bons systèmes en place pour être en mesure d’identifier rapidement vos priorités en tant que propriétaire d’entreprise. Vous voudrez peut-être aussi évaluer l’efficacité de votre stratégie sociale, ainsi que la croissance et l’engagement sur chaque plate-forme.

Un outil tel que DashThis comprend des rapports clés tels qu’un aperçu des canaux, des tableaux de bord périodiques et des tableaux de bord de campagne pour surveiller l’efficacité d’une initiative donnée. À l’aide de widgets et de modèles, l’outil vous permet de personnaliser vos rapports sur les médias sociaux et de partager ces données avec vos collaborateurs ou clients.

Prix : À partir de 33 $ par mois

Essai : 15 jours

6. Encore plus haut grâce à l’automatisation des rapports

Si vous vendez des produits, l’application Kyte est une excellente ressource pour mettre en place des rapports automatisés. En tant que propriétaire d’entreprise, vous devez savoir ce qui s’est vendu, quels sont vos produits les plus populaires, quels sont vos revenus – et bien sûr, vos profits.

Kyte vous donne accès à un tableau de bord sur l’appareil de votre choix, le tout étant simple à comprendre et accompagné de rapports intuitifs et détaillés. Cette application fonctionne également comme système de point de vente (PoS) et comme catalogue en ligne pour vos clients.

Prix : La version Pro se détaille à 4,99 $