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Douze Coûts Cachés Découlant De L’exploitation De Votre Petite Entreprise

Vous avez rédigé un plan d’affaires, engagé du personnel, acheté des stocks et réalisé des ventes. Tout marche comme sur des roulettes… jusqu’à ce que des coûts imprévus surviennent.

Évitez-vous les surprises en vous préparant à l’avance à l’égard de ces 12 coûts cachés potentiels.

1. Avantages de toute nature pour les employés

« Que vos effectifs comptent 5 ou 500 personnes, il existe plusieurs dépenses en lien avec le personnel qui doivent être prises en ligne de compte dans l’exploitation d’une petite entreprise. Il est probable que vous gardiez à l’œil les grosses dépenses comme les salaires, l’impôt sur la masse salariale, les avantages sociaux et les régimes de retraite. Par contre, ce qui échappe peut-être à votre attention, ce sont toutes ces petites dépenses encore plus nombreuses qui atteignent rapidement de grosses sommes :

  • Vacances payées, congés de maladie et de maternité,
  • Attestations, cours, conférences et formation,
  • Petits à côtés comme des fauteuils ergonomiques ou la pizza du vendredi après-midi,
  • Frais associés au roulement du personnel, notamment pour l’embauche et la formation des nouveaux employés. » – Hiveage

2. Roulement des employés

« À l’inverse, si l’on néglige d’investir suffisamment dans le personnel – salaire décent et environnement de travail propre, petits à côtés et autres avantages – on peut se retrouver avec un problème de roulement de personnel. Mentionnons qu’il en coûte environ un cinquième du salaire d’un travailleur pour remplacer cette personne lorsqu’elle part. Dans certains secteurs, les coûts sont encore plus élevés. 

« Offrez donc des avantages à votre personnel. Il est plus rentable de conserver de bons employés que d’en recruter de nouveaux. Ces avantages n’ont pas besoin d’être ruineux : il peut s’agir d’horaires flexibles, de télétravail ou de codes vestimentaires moins stricts. Ces petites choses peuvent compter pour beaucoup dans la conservation du personnel. C’est aussi une bonne idée que de négocier chaque année avec votre prestataire d’assurance santé afin que vous puissiez mieux budgéter primes et autres frais. » – Wasp Buzz

3. Coûts administratifs

« À moins que vous n’exploitiez votre entreprise à partir de la maison, vous devez considérer où vos installations seront situées. La plupart des gens prévoient le paiement du loyer ou de l’hypothèque lorsqu’ils choisissent d’acheter ou de louer des locaux, mais une fois que vous prenez possession de cet espace, vous devez encore assumer les coûts des services publics (gaz, climatisation, électricité, eau, Internet, téléphonie, etc.).

« Et puisque vous employez des personnes en chair et en os, vous devrez aussi acheter papier hygiénique, savon, serviettes en papier, assiettes, tasses, réfrigérateur, bureaux, fauteuils, classeurs, etc. Autres dépenses à prendre en considération : les coûts pour la technologie dont votre entreprise aura besoin. On parle ici des ordinateurs, des téléphones, des imprimantes, du papier, des numériseurs, des télécopieurs, des logiciels, du matériel pour stocker l’information, du développement/de la maintenance des sites Web et des conseillers en TI (embauchés à l’interne ou selon un modèle d’impartition). » – Branding Beat

4. Factures de téléphone et d’Internet

« Ces factures peuvent rester dans une fourchette prévisible si vous êtes une entreprise individuelle, mais une fois que vous ajoutez des employés, les coûts peuvent atteindre rapidement un niveau stratosphérique. Assurez-vous ainsi de profiter de forfaits de groupe, du partage des données ou d’une utilisation illimitée si possible.

« Par contre, si vous dépensez des centaines de dollars par mois pour un téléphone portable tout équipé – avec fonctions de courriel, de texte et de navigation Web pour rester en contact avec vos clients lorsque vous êtes en dehors du bureau – vos frais peuvent monter en flèche. Dans le secteur privé, de nombreuses entreprises assument les frais de téléphonie cellulaire pour leurs employés. Mais les entrepreneurs n’ont pas ce luxe.

« Un conseil : examinez votre forfait de téléphonie cellulaire avec votre fournisseur. Cela vaut la peine d’investir une heure à passer en revue chaque ligne de frais pour essayer de les réduire autant que possible. Néanmoins, sachez qu’un bon téléphone intelligent peut coûter jusqu’à 200 $, ainsi que 100 $ ou plus en frais mensuels pour les fonctions optionnelles. »

Lecture connexe : Les trois plus importants défis financiers auxquels font face les petites entreprises

5. Frais juridiques

« Les entrepreneurs ne savent jamais ce qui les attendent au détour. De fait, les petites entreprises sont les plus grandes victimes de poursuites frivoles, selon la NFIB [National Federation of Independent Business]. Les poursuites judiciaires, légitimes ou non, se révèlent coûteuses à bien des égards :

  • Frais de règlement. Bien que la NFIB indique que les règlements sont souvent inférieurs à 5 000 $, ils totalisent quand même 35,6 milliards de dollars par an pour les petites entreprises américaines.
  • Coûts d’assurance plus élevés. Après avec été l’objet d’une poursuite non fondée, l’entreprise verra probablement ses primes d’assurance augmenter.
  • Occasions manquées. Le temps et l’attention que les propriétaires d’entreprise consacrent aux poursuites n’est pas investis dans la gestion de leurs affaires. » – Small Business Trends

6. Services professionnels 

« Les frais juridiques et comptables peuvent atteindre des milliers de dollars par an, mais ces mêmes spécialistes peuvent également vous faire sauver temps et argent. Ainsi, les professionnels du droit peuvent vous aider à vous y retrouver dans la paperasserie, tandis que les pros de la comptabilité sauront déchiffrer pour vous les lois fiscales, vous aider à tenir des registres exacts et dénicher dessubventions à l’appui de vos projets. 

« Négociez avec ces professionnels pour maintenir les frais à un niveau raisonnable. Si vous avez bel et bien besoin d’un comptable agréé ou d’un avocat pour les tâches complexes qui justifient des honoraires plus élevés, d’autres tâches plus simples peuvent être facturées à leur personnel de soutien, qui se chargera facilement du travail moyennant des frais moins élevés. Certains professionnels et programmes universitaires peuvent aussi offrir bénévolement ou à tarifs réduits leurs conseils ou d’autres services. Ça ne coûte rien de demander! ». – Wasp Buzz

7. Frais d’association

« Lors du démarrage d’une petite entreprise, il est vraiment utile d’être bien réseauté. Un excellent moyen d’y arriver est de se joindre à une association commerciale spécifique à votre secteur d’activité. Gardez à l’esprit, cependant, que l’adhésion à ces associations peut être coûteuse (plus d’une centaine de dollars pour les frais annuels d’adhésion), alors essayez d’être aussi sélectif que possible. Avec un peu de chance, vous en trouverez une regorgeant de clients potentiels et vous arriverez à maintenir les coûts à un niveau raisonnable en invitant d’autres membres appartenant à des regroupements réputés de s’y joindre. » – Branding Beat

8. Réparation et remplacement d’équipement

« Les biens matériels ne durent pas, et si vous avez toujours besoin d’un équipement donné, vous aurez un jour à le réparer ou à le remplacer. Or, le coût des réparations peut être dispendieux. En effet, les propriétaires d’entreprise individuelle ont défrayé à ce chapitre plus de 16,7 milliards de dollars en 2012 aux États-Unis. Les frais d’entretien annuels – pour maintenir le matériel en bon état de fonctionnement – doivent être investis de manière constante afin d’éviter l’augmentation des coûts de réparation ou l’achat de nouveau matériel pour remplacer l’ancien. » – Small Business Trends

9. Services publics

Les coûts de chauffage et d’électricité semblent faciles à gérer pour certaines entreprises, mais ils peuvent aussi se révéler imprévisibles. Si votre entreprise est active dans le secteur de la fabrication, ou encore si vous devez dépenser beaucoup d’électricité pour vos locaux (à l’appui du matériel informatique, par exemple), vos factures pourraient être salées.

« Les frais des services publics peuvent représenter une somme importante pour les entreprises, en particulier celles qui cherchent à mettre en marche des activités à vaste échelle, avec de multiples employés. En effet, les grandes installations nécessitent non seulement plus d’éclairage, mais aussi plus de chauffage et de climatisation. Le tout pourrait se révéler particulièrement onéreux si l’emplacement se trouve dans une zone où le climat est extrême. » –B Plans

10. Services de paiement en ligne

« Saviez-vous que certains services de paiement ont l’habitude de dissimuler certains frais? Si vos clients utilisent des cartes à primes/à récompenses ou que votre entreprise n’atteint pas son quota de transactions mensuelles, on pourrait vous demander des frais de paiement supérieurs à ceux que vous avez négociés.

  • Certains services demandent des frais plus élevés, allant jusqu’à 3,9 %, pour ces cartes à primes que vos clients privilégient. Supposons qu’un client souhaite bénéficier des avantages de son programme de fidélisation ou d’une carte d’entreprise. Vous pourriez alors être facturé à un taux bien différent du 1,9 % annoncé au départ pour la transaction!
  • Certains services ne divulguent pas les exigences de traitement minimum par mois ou les frais connexes. Ces frais se chiffrent généralement entre 20 $ et 35 $ par mois si vous n’atteignez pas le volume de transaction requis. En clair, vous serez pénalisé si vous ne respectez pas le quota.
  • Certains services exigent des frais mensuels pour les états de compte, peu importe si vous en recevez bien un par la poste!
  • Enfin, si vous décidez d’annuler après être tombé à la renverse au vu de votre première facture, on pourrait vous imposer des frais d’annulation exorbitants puisque vous avez signé un accord pluriannuel pour cet arrangement soi-disant avantageux. » –PayPal

11. Occasions de croissance

« La majorité, sinon tous les propriétaires d’entreprise, rêvent de faire croître leur emprise sur le marché. Souvent, ce rêve nécessite des plans d’expansion stratégique, mais parfois une occasion de croissance peut se présenter d’elle-même sans qu’on l’attende. Afin de tirer parti de telles occasions, il n’est pas rare qu’une entreprise nécessite un apport soudain de capitaux. Même s’il serait futile d’en tenir compte dans son budget, il est important de connaître les manières dont on peut obtenir du financement dans le cas où une occasion à saisir se présenterait. » – Under 30 CEO

12. Temps

Le temps ne représente peut-être pas un coût direct, mais il constitue un coût de renonciation. Et l’adage reste vrai… Le temps, c’est de l’argent!

« Eric Allen (cofondateur de la firme de conseil Admit Advantage) admet que du temps doit être sacrifié pour le démarrage d’une entreprise, et que toutes ces heures grugent souvent plus que les loisirs : elles peuvent aussi empiéter sur la vie personnelle.

« Le coût de renonciation représente ce que vous abandonnez à l’égard d’une chose en choisissant d’en faire une autre. J’ai appris ce concept à l’école de commerce, mais je ne savais pas qu’il englobait aussi la déception des enfants, la frustration des conjoints et l’agacement des partenaires d’affaires », explique M. Allen. « Il existe un coût considérable à démarrer une entreprise, sur le plan physique comme sur le plan émotionnel. C’est une période difficile à traverser, et c’est pourquoi la plupart des gens échouent. » –Business Insider

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